Các khoản không tính thuế thu nhập cá nhân: điều kiện và hồ sơ cần lưu

Các khoản không tính thuế thu nhập cá nhân là nhóm khoản thu nhập hoặc khoản chi trả cho người lao động không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu đáp ứng đúng điều kiện pháp luật và có hồ sơ chứng minh phù hợp. Với doanh nghiệp, đây là phần rất dễ sai khi tính lương vì cùng là tiền chi cho người lao động nhưng có khoản được loại khỏi thu nhập chịu thuế, có khoản phải tính thuế, có khoản chỉ không tính thuế trong một mức hoặc trong một điều kiện nhất định. Nếu kế toán loại sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNCN, phạt chậm nộp và phải giải trình khi quyết toán.

Khoản không tính thuế thu nhập cá nhân là gì?

Khoản không tính thuế thu nhập cá nhân là khoản không đưa vào thu nhập chịu thuế hoặc được miễn thuế khi xác định số thuế TNCN phải nộp của cá nhân. Trong doanh nghiệp, nhóm thường gặp nhất là các khoản phúc lợi, phụ cấp, công tác phí, tiền ăn ca, đào tạo, bảo hiểm hoặc khoản hỗ trợ cho người lao động nếu đáp ứng đúng điều kiện về mức chi, quy chế nội bộ, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan.

Phân biệt khoản miễn thuế và khoản không tính vào thu nhập chịu thuế

Kế toán cần phân biệt hai nhóm. Nhóm thứ nhất là khoản thu nhập được miễn thuế theo bản chất, ví dụ một số khoản lãi tiền gửi, lương hưu, trợ cấp xã hội, thừa kế hoặc quà tặng giữa người thân nếu đủ điều kiện. Nhóm thứ hai là khoản doanh nghiệp chi cho người lao động nhưng không tính vào thu nhập chịu thuế tiền lương, tiền công nếu có đủ hồ sơ, quy chế và điều kiện áp dụng. Nếu thiếu điều kiện, khoản chi có thể bị tính lại vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Bản chất	Khoản thu nhập được miễn thuế theo bản chất thu nhập của cá nhân	Khoản doanh nghiệp chi cho người lao động nhưng không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đủ điều kiện
Ví dụ	Lãi tiền gửi ngân hàng, lương hưu, trợ cấp xã hội, thừa kế giữa thân nhân nếu đủ điều kiện	Tiền ăn ca, công tác phí, điện thoại, trang phục, đào tạo, bảo hiểm, khám sức khỏe theo điều kiện áp dụng
Rủi ro thường gặp	Không có giấy tờ chứng minh quan hệ, nguồn thu hoặc điều kiện miễn thuế	Thiếu quy chế, vượt mức, thiếu hóa đơn chứng từ hoặc chi không đúng đối tượng

Các khoản không tính thuế TNCN thường gặp trong doanh nghiệp

1. Tiền ăn giữa ca, ăn trưa

Tiền ăn giữa ca, ăn trưa có thể không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu doanh nghiệp chi đúng mức, đúng hình thức và đáp ứng điều kiện theo quy định hiện hành. Nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn trực tiếp cho người lao động, cần có hợp đồng suất ăn, hóa đơn, bảng kê hoặc chứng từ thanh toán. Nếu chi bằng tiền, cần kiểm tra mức khống chế theo quy định đang áp dụng, quy chế lương thưởng và bảng lương thể hiện rõ khoản chi.

2. Công tác phí

Công tác phí không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu là khoản chi phục vụ công việc, có quy chế công tác phí, quyết định cử đi công tác, lịch trình, hóa đơn vé máy bay, khách sạn, taxi, chứng từ thanh toán và bảng thanh toán công tác phí. Nếu doanh nghiệp khoán công tác phí, mức khoán cần được ghi rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ. Khoản chi không có căn cứ công việc hoặc chi cố định như một khoản lương trá hình có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế.

3. Phụ cấp điện thoại, văn phòng phẩm, chi phí phục vụ công việc

Phụ cấp điện thoại, văn phòng phẩm hoặc chi phí phục vụ công việc có thể không tính thuế TNCN nếu được quy định rõ điều kiện hưởng, mức hưởng và đối tượng hưởng tại hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng. Nếu công ty chi đại trà, không có quy chế hoặc không chứng minh được phục vụ công việc, khoản chi có nguy cơ bị tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

4. Trang phục bằng hiện vật hoặc bằng tiền

Khoản trang phục cần tách rõ chi bằng hiện vật hay chi bằng tiền. Nếu doanh nghiệp cấp đồng phục, bảo hộ lao động, trang phục làm việc bằng hiện vật và có hóa đơn, danh sách cấp phát, quy định nội bộ thì thường thuận lợi hơn khi giải trình. Nếu chi bằng tiền, cần kiểm tra mức khống chế và điều kiện chứng từ theo quy định hiện hành. Khoản chi vượt mức hoặc không có quy chế có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

5. Tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề

Khoản doanh nghiệp chi đào tạo cho người lao động có thể không tính vào thu nhập chịu thuế nếu khóa học phục vụ công việc, ngành nghề chuyên môn hoặc nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp. Hồ sơ cần có kế hoạch đào tạo, quyết định cử đi học, hợp đồng đào tạo, hóa đơn học phí, chứng từ thanh toán và cam kết đào tạo nếu có. Nếu khoản chi mang tính lợi ích cá nhân không liên quan công việc, có thể bị tính thuế TNCN.

6. Bảo hiểm, khám sức khỏe và phúc lợi không ghi đích danh

Một số khoản bảo hiểm, khám sức khỏe hoặc phúc lợi tập thể có thể không tính vào thu nhập chịu thuế nếu không ghi đích danh từng cá nhân hưởng hoặc đáp ứng điều kiện loại trừ theo quy định. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mua sản phẩm bảo hiểm, gói chăm sóc sức khỏe hoặc quyền lợi cá nhân có ghi rõ người thụ hưởng, kế toán cần kiểm tra kỹ bản chất khoản chi trước khi loại khỏi thu nhập chịu thuế.

7. Phần tiền lương làm thêm giờ được trả cao hơn ngày làm việc bình thường

Đối với tiền làm thêm giờ, phần thu nhập được trả cao hơn so với tiền lương làm việc ban ngày, làm việc trong giờ bình thường có thể được miễn thuế theo điều kiện áp dụng. Kế toán cần tách rõ tiền lương làm việc bình thường và phần chênh lệch do làm thêm giờ, làm ban đêm, làm ngày nghỉ hoặc ngày lễ. Hồ sơ cần có bảng chấm công, bảng tính lương làm thêm giờ, quy chế lương và phê duyệt làm thêm.

8. Khoản hỗ trợ hiếu hỷ, khó khăn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo

Khoản hỗ trợ cho người lao động hoặc thân nhân trong trường hợp hiếu hỷ, khó khăn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo có thể không tính thuế nếu thuộc chính sách phúc lợi, có quy chế rõ ràng, hồ sơ chứng minh sự kiện và mức chi phù hợp. Doanh nghiệp nên lưu đề nghị hỗ trợ, quyết định chi, giấy tờ y tế, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn hoặc hồ sơ liên quan tùy từng trường hợp.

Xem thêm: Các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân

Các khoản thu nhập được miễn thuế TNCN theo bản chất thu nhập

1. Lãi tiền gửi ngân hàng, lãi trái phiếu Chính phủ

Một số khoản lãi như lãi tiền gửi tại tổ chức tín dụng, lãi từ hợp đồng bảo hiểm nhân thọ hoặc lãi trái phiếu Chính phủ có thể thuộc diện miễn thuế TNCN theo quy định. Cá nhân nên lưu sao kê, hợp đồng tiền gửi, giấy xác nhận lãi hoặc chứng từ liên quan để chứng minh nguồn thu nếu cần giải trình.

2. Lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội và trợ cấp xã hội

Tiền lương hưu do quỹ bảo hiểm xã hội chi trả và một số khoản trợ cấp xã hội, trợ cấp bảo hiểm theo quy định có thể được miễn thuế TNCN. Người nhận cần lưu quyết định hưởng lương hưu, chứng từ chi trả hoặc giấy tờ của cơ quan bảo hiểm nếu có yêu cầu chứng minh.

3. Thừa kế, quà tặng, chuyển nhượng giữa người thân nếu đủ điều kiện

Một số khoản thu nhập từ thừa kế, quà tặng hoặc chuyển nhượng bất động sản giữa người có quan hệ thân nhân theo quy định có thể được miễn thuế nếu đủ điều kiện. Hồ sơ thường cần giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ, hợp đồng chuyển nhượng, văn bản thừa kế, chứng từ công chứng và giấy tờ tài sản liên quan.

Checklist hồ sơ để khoản chi không bị tính thuế lại

+ Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động có ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng.

+ Bảng lương, bảng phụ cấp, bảng phân bổ khoản chi và danh sách người lao động nhận khoản chi.

+ Hóa đơn, chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng hoặc phiếu chi hợp lệ tùy khoản chi.

+ Quyết định cử đi công tác, bảng thanh toán công tác phí, vé máy bay, hóa đơn khách sạn, taxi nếu là công tác phí.

+ Hồ sơ cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động, danh sách ký nhận nếu là trang phục bằng hiện vật.

+ Kế hoạch đào tạo, quyết định cử đi học, hợp đồng đào tạo, hóa đơn học phí nếu là chi phí đào tạo.

+ Hồ sơ chứng minh quan hệ thân nhân, chứng từ tài sản, văn bản thừa kế hoặc hợp đồng tặng cho nếu là khoản miễn thuế theo quan hệ thân nhân.

+ Bảng đối chiếu giữa khoản không tính thuế TNCN, bảng lương, tờ khai thuế TNCN, tài khoản 334 và tài khoản 3335.

Ví dụ thực tế tại doanh nghiệp SME

Công ty A trả cho nhân viên kinh doanh lương gross 18 triệu đồng/tháng, phụ cấp điện thoại 500.000 đồng/tháng, tiền ăn ca 730.000 đồng/tháng, công tác phí theo thực tế và tiền thưởng KPI 5 triệu đồng. Khi tính thuế TNCN, kế toán không nên mặc định loại toàn bộ phụ cấp ra khỏi thu nhập chịu thuế. Cần kiểm tra khoản điện thoại có ghi trong quy chế không, tiền ăn ca có vượt mức theo quy định không, công tác phí có quyết định đi công tác và hóa đơn chứng từ không, còn tiền thưởng KPI thường là thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.

Nếu Công ty A không có quy chế phụ cấp điện thoại, không có hồ sơ công tác phí và vẫn loại các khoản này khỏi thu nhập chịu thuế, khi quyết toán doanh nghiệp có thể bị yêu cầu tính lại thuế TNCN cho người lao động. Khi đó phát sinh rủi ro truy thu, tiền chậm nộp, lệch số liệu giữa bảng lương, tờ khai thuế TNCN và quyết toán năm.

Lỗi thường gặp khi xác định các khoản không tính thuế TNCN

+ Gọi tên khoản chi là “phụ cấp” rồi tự động loại khỏi thu nhập chịu thuế dù không có căn cứ.

+ Chi điện thoại, xăng xe, công tác phí cố định hằng tháng nhưng không có quy chế hoặc không chứng minh phục vụ công việc.

+ Chi trang phục bằng tiền nhưng không kiểm tra mức khống chế và điều kiện chứng từ.

+ Không tách phần tiền lương làm thêm giờ bình thường và phần chênh lệch được miễn thuế.

+ Nhầm khoản miễn thuế của cá nhân với khoản chi phí được trừ của doanh nghiệp khi tính thuế TNDN.

+ Áp dụng quy định mới nhưng không kiểm tra ngày hiệu lực, văn bản hướng dẫn và kỳ tính thuế liên quan.

FAQ về các khoản không tính thuế thu nhập cá nhân

Các khoản không tính thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?

Các khoản không tính thuế TNCN thường gồm một số khoản miễn thuế theo bản chất thu nhập như lãi tiền gửi, lương hưu, trợ cấp xã hội, thừa kế hoặc quà tặng giữa người thân nếu đủ điều kiện; và một số khoản doanh nghiệp chi cho người lao động như tiền ăn ca, công tác phí, điện thoại, trang phục, đào tạo, bảo hiểm, khám sức khỏe nếu đáp ứng điều kiện hồ sơ cụ thể.

Tiền ăn ca có tính thuế TNCN không?

Tiền ăn ca có thể không tính vào thu nhập chịu thuế nếu doanh nghiệp chi đúng điều kiện và mức áp dụng theo quy định hiện hành. Nếu chi bằng tiền vượt mức hoặc thiếu quy chế, bảng lương, chứng từ liên quan, phần không đủ điều kiện có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Phụ cấp điện thoại có tính thuế TNCN không?

Phụ cấp điện thoại có thể không tính thuế TNCN nếu phục vụ công việc và được quy định rõ điều kiện hưởng, mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng. Nếu chi không có căn cứ hoặc chi như một khoản lương bổ sung, khoản này có thể bị tính thuế.

Công tác phí có tính thuế TNCN không?

Công tác phí không tính thuế TNCN nếu là khoản chi phục vụ công việc, có quy chế, quyết định cử đi công tác, chứng từ thanh toán và mức chi phù hợp. Nếu chi cố định hằng tháng nhưng không chứng minh được chuyến công tác hoặc nhiệm vụ công việc, khoản này có thể bị xem là thu nhập chịu thuế.

Tiền thưởng có phải khoản không tính thuế TNCN không?

Phần lớn tiền thưởng bằng tiền như thưởng KPI, thưởng doanh số, thưởng hiệu quả công việc là thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, trừ một số khoản thưởng được miễn thuế nếu đáp ứng điều kiện riêng theo quy định. Kế toán không nên tự loại tiền thưởng khỏi thu nhập chịu thuế nếu không có căn cứ pháp lý rõ ràng.

Tiền thuê nhà công ty trả thay có tính thuế TNCN không?

Tiền thuê nhà do công ty trả thay cho người lao động là khoản lợi ích cần kiểm tra riêng khi tính thuế TNCN. Khoản này có thể phải tính vào thu nhập chịu thuế theo mức và điều kiện quy định. Kế toán cần đối chiếu hợp đồng thuê nhà, hóa đơn, chứng từ thanh toán, chính sách nhân sự và quy định hiện hành trước khi tính hoặc loại khỏi thu nhập chịu thuế.

Khoản không tính thuế TNCN có phải là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Không đồng nghĩa. Một khoản không tính thuế TNCN cho người lao động chưa chắc tự động là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra điều kiện chi phí được trừ như phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt nếu bắt buộc và được quy định trong hồ sơ nội bộ phù hợp.

Kết luận

Các khoản không tính thuế thu nhập cá nhân không nên hiểu đơn giản là “cứ chi tên phụ cấp thì không tính thuế”. Với doanh nghiệp SME, rủi ro lớn nhất nằm ở tiền ăn ca, điện thoại, công tác phí, trang phục, đào tạo, bảo hiểm, phúc lợi và tiền làm thêm giờ vì các khoản này phụ thuộc nhiều vào điều kiện hồ sơ. Trước khi loại một khoản khỏi thu nhập chịu thuế, kế toán cần kiểm tra quy chế, hợp đồng, chứng từ, mức chi, đối tượng hưởng và quy định đang có hiệu lực.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Nếu doanh nghiệp chưa chắc khoản phụ cấp nào không tính thuế TNCN, khoản nào phải tính thuế, nên rà soát lại quy chế lương thưởng, bảng lương, hợp đồng lao động, hồ sơ công tác phí, chứng từ phúc lợi và dữ liệu quyết toán thuế trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan thuế.

Bài viết cùng chủ đề