chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì? Khi nào cấp và dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là hồ sơ rất quan trọng khi người lao động tự quyết toán thuế, đề nghị hoàn thuế hoặc cần chứng minh số thuế TNCN đã bị khấu trừ tại công ty. Với doanh nghiệp, chứng từ này không chỉ là giấy xác nhận cho người lao động mà còn là căn cứ đối chiếu giữa bảng lương, số thuế đã khấu trừ, tờ khai thuế TNCN và hồ sơ quyết toán cuối năm. Nếu lập sai, cấp thiếu hoặc không cấp đúng trường hợp, doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro giải trình với cơ quan thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thường gọi là chứng từ khấu trừ thuế TNCN, là chứng từ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập lập để xác nhận số thuế TNCN đã khấu trừ trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân. Nói đơn giản, đây là bằng chứng cho thấy người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập đã bị khấu trừ một khoản thuế TNCN tại nguồn.

Chứng từ này dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường được dùng khi cá nhân tự quyết toán thuế, đề nghị hoàn thuế, chứng minh số thuế đã nộp hoặc đối chiếu thu nhập giữa nhiều nơi trả thu nhập trong cùng một năm. Với người lao động nghỉ việc giữa năm, làm việc tại nhiều công ty hoặc không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán, chứng từ này thường là tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Tiêu chí Trường hợp A Trường hợp B
Tình trạng quyết toán Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN Cá nhân ủy quyền công ty quyết toán thay
Nhu cầu chứng từ Thường cần chứng từ để nộp hồ sơ quyết toán, hoàn thuế hoặc đối chiếu số thuế đã khấu trừ Thông thường không cấp riêng nếu doanh nghiệp đã quyết toán thay để tránh trùng dữ liệu
Hồ sơ doanh nghiệp cần kiểm tra Bảng lương, số thuế đã khấu trừ, mã số thuế cá nhân, kỳ tính thuế, yêu cầu cấp chứng từ Giấy ủy quyền quyết toán, danh sách quyết toán thay, dữ liệu quyết toán thuế TNCN năm

Khi nào công ty phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Trường hợp cá nhân có bị khấu trừ thuế và có yêu cầu cấp

Doanh nghiệp trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi đã khấu trừ thuế của cá nhân và cá nhân có yêu cầu cấp chứng từ. Điều kiện quan trọng là phải có phát sinh số thuế đã khấu trừ. Nếu trong kỳ cá nhân không bị khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp cần giải thích rõ để người lao động hiểu vì sao không có số thuế thể hiện trên chứng từ.

Trường hợp người lao động nghỉ việc giữa năm

Người lao động nghỉ việc giữa năm thường cần chứng từ khấu trừ thuế TNCN để tự quyết toán, nhất là khi sau đó làm việc tại công ty khác hoặc có thu nhập tại nhiều nơi. Khi nhận yêu cầu, kế toán cần kiểm tra thời gian làm việc, tổng thu nhập đã trả, số thuế đã khấu trừ, mã số thuế cá nhân và kỳ tính thuế cần cấp chứng từ.

Trường hợp cộng tác viên, lao động thời vụ, cá nhân dịch vụ

Nếu doanh nghiệp chi trả thu nhập cho cộng tác viên, lao động thời vụ hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ và đã khấu trừ thuế TNCN theo từng lần chi trả, cá nhân có thể yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế. Kế toán cần lưu hợp đồng, căn cước công dân, mã số thuế, chứng từ thanh toán, bảng kê chi trả và chứng từ khấu trừ đã cấp.

Xem thêm: Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN: xử lý thế nào, có bị phạt không?

Khi nào không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp

Nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền quyết toán và đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, doanh nghiệp sẽ tổng hợp thu nhập và số thuế đã khấu trừ vào hồ sơ quyết toán của đơn vị. Trường hợp này thông thường không cấp chứng từ riêng cho cá nhân để tránh vừa quyết toán thay vừa để cá nhân tự quyết toán trùng dữ liệu.

Không phát sinh số thuế TNCN đã khấu trừ

Nếu cá nhân có thu nhập nhưng sau khi tính giảm trừ, bảo hiểm bắt buộc, người phụ thuộc và các khoản được trừ hợp lệ mà không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ, doanh nghiệp thường không có số thuế để xác nhận trên chứng từ khấu trừ. Tuy nhiên, kế toán nên phản hồi bằng văn bản hoặc email để cá nhân có căn cứ khi tự rà soát hồ sơ quyết toán.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần có nội dung gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần thể hiện đầy đủ thông tin theo mẫu và quy định hiện hành, bao gồm thông tin chứng từ, thông tin tổ chức trả thu nhập, thông tin cá nhân bị khấu trừ, khoản thu nhập, số thuế đã khấu trừ, thời điểm lập, chữ ký số và các chỉ tiêu bắt buộc khác. Từ giai đoạn áp dụng quy định mới về chứng từ điện tử, kế toán cần kiểm tra mẫu 03/TNCN và định dạng dữ liệu đang được phần mềm hỗ trợ trước khi phát hành.

Có bắt buộc ký số không?

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số theo quy định và theo chức năng của hệ thống/phần mềm đang áp dụng. Kế toán nên kiểm tra chữ ký số còn hạn, quyền ký, trạng thái phát hành chứng từ và email gửi cho cá nhân để tránh tình trạng đã lập nhưng chứng từ chưa hợp lệ hoặc chưa gửi được cho người nhận.

Người lao động cần làm gì để xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Bước 1: Kiểm tra mình có cần chứng từ hay không

Trước khi yêu cầu công ty cấp chứng từ, cá nhân nên kiểm tra mình có tự quyết toán thuế hay đã ủy quyền quyết toán cho công ty. Nếu trong năm có thu nhập tại nhiều nơi, nghỉ việc giữa năm, muốn hoàn thuế hoặc không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán, khả năng cao cá nhân sẽ cần chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Bước 2: Gửi yêu cầu bằng email hoặc văn bản

Người lao động nên gửi email đến phòng nhân sự, kế toán tiền lương hoặc kế toán thuế của công ty. Nội dung nên ghi rõ họ tên, mã số thuế cá nhân, số căn cước công dân, thời gian làm việc, năm tính thuế, lý do cần chứng từ và địa chỉ email nhận chứng từ. Không nên chỉ gọi điện hoặc nhắn tin miệng vì khó có bằng chứng nếu công ty chậm phản hồi.

Ví dụ nội dung email: “Kính gửi Phòng Kế toán/Phòng Nhân sự, tôi là Nguyễn Văn A, mã số thuế cá nhân…, từng làm việc tại công ty từ tháng… đến tháng… Trong năm…, công ty đã khấu trừ thuế TNCN của tôi. Nay tôi đề nghị công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để tôi thực hiện quyết toán thuế/hoàn thuế theo quy định. Kính đề nghị công ty hỗ trợ và phản hồi.”

Bước 3: Lưu hồ sơ chứng minh thu nhập và số thuế đã khấu trừ

Trong thời gian chờ công ty cấp chứng từ, cá nhân nên lưu bảng lương, phiếu lương, sao kê nhận lương, hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, email yêu cầu cấp chứng từ và các chứng từ liên quan. Đây là nhóm tài liệu quan trọng nếu hồ sơ quyết toán bị yêu cầu bổ sung hoặc cần giải trình với cơ quan thuế.

Checklist cho kế toán trước khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

+ Kiểm tra cá nhân có phát sinh số thuế TNCN đã khấu trừ hay không.

+ Kiểm tra cá nhân tự quyết toán hay đã ủy quyền doanh nghiệp quyết toán thay.

+ Đối chiếu họ tên, mã số thuế, căn cước công dân, địa chỉ và kỳ tính thuế.

+ Đối chiếu thu nhập chịu thuế, thu nhập tính thuế, số thuế đã khấu trừ trên bảng lương và tờ khai thuế TNCN.

+ Kiểm tra mẫu chứng từ, ký hiệu, số chứng từ, chữ ký số và trạng thái phát hành trên phần mềm.

+ Lưu yêu cầu cấp chứng từ của cá nhân và bằng chứng đã gửi chứng từ cho cá nhân.

+ Nếu chứng từ lập sai, cần lập chứng từ thay thế hoặc xử lý theo quy định hiện hành, không tự ý sửa thủ công trên file đã phát hành.

Ví dụ thực tế tại doanh nghiệp SME

Anh B làm việc tại Công ty A từ tháng 01 đến tháng 08, sau đó nghỉ việc và chuyển sang Công ty C. Trong thời gian làm việc tại Công ty A, anh B có phát sinh thuế TNCN đã bị khấu trừ trên bảng lương. Cuối năm, do có thu nhập tại hai nơi, anh B không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán cho Công ty C và phải tự quyết toán thuế. Khi đó, anh B cần yêu cầu Công ty A cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để chứng minh số thuế đã bị khấu trừ trong 8 tháng làm việc.

Ở góc độ kế toán Công ty A, trước khi cấp chứng từ cần đối chiếu bảng lương, tờ khai thuế TNCN theo tháng/quý, số thuế đã nộp, mã số thuế cá nhân và dữ liệu quyết toán năm. Nếu cấp sai số thuế đã khấu trừ, anh B có thể kê khai sai hồ sơ hoàn thuế, còn Công ty A có thể bị yêu cầu giải trình chênh lệch dữ liệu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lỗi thường gặp khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

+ Cấp chứng từ cho cá nhân đã ủy quyền quyết toán, dẫn đến nguy cơ trùng dữ liệu quyết toán.

+ Ghi sai mã số thuế cá nhân, số căn cước công dân hoặc kỳ tính thuế.

+ Số thuế trên chứng từ không khớp với bảng lương, tờ khai thuế TNCN hoặc quyết toán năm.

+ Lập chứng từ nhưng chưa ký số hoặc chưa gửi cho cá nhân.

+ Không lưu yêu cầu cấp chứng từ và bằng chứng bàn giao chứng từ cho người lao động.

+ Dùng mẫu cũ hoặc thao tác sai trên phần mềm sau khi quy định về chứng từ điện tử đã thay đổi.

Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?

Trong thực tế, nếu thiếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hồ sơ quyết toán hoặc hoàn thuế của cá nhân có thể bị yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc đối chiếu thêm dữ liệu. Trường hợp công ty vẫn đang hoạt động, cá nhân nên ưu tiên yêu cầu công ty cấp chứng từ. Trường hợp công ty đã giải thể, ngừng hoạt động hoặc không phản hồi, cá nhân nên chuẩn bị hồ sơ thay thế như bảng lương, sao kê ngân hàng, hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, email yêu cầu cấp chứng từ và các chứng cứ thể hiện số thuế đã khấu trừ.

FAQ về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập lập để xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của cá nhân trước khi chi trả thu nhập.

Công ty có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Có, nếu công ty đã khấu trừ thuế TNCN của cá nhân và cá nhân có yêu cầu cấp chứng từ, trừ các trường hợp cần xử lý theo điều kiện riêng như cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp.

Đã nghỉ việc có xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?

Có. Nếu trong thời gian làm việc công ty đã khấu trừ thuế TNCN của bạn, bạn có thể yêu cầu công ty cũ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho kỳ thu nhập tương ứng để tự quyết toán hoặc hoàn thuế.

Đã ủy quyền quyết toán có cần chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Thông thường không cần cấp chứng từ riêng nếu cá nhân đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay và doanh nghiệp đã đưa dữ liệu của cá nhân vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm. Kế toán cần lưu giấy ủy quyền để chứng minh khi cần đối chiếu.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có giá trị như bản giấy không?

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý nếu được lập, ký số, quản lý và lưu trữ theo đúng quy định về chứng từ điện tử. Cá nhân nên lưu file điện tử, email nhận chứng từ và kiểm tra đầy đủ thông tin cá nhân, kỳ tính thuế, số thuế đã khấu trừ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần kiểm tra sai sót thuộc thông tin cá nhân, số tiền thu nhập, số thuế đã khấu trừ hay kỳ tính thuế. Sau đó xử lý theo quy định hiện hành về chứng từ điện tử thay thế hoặc điều chỉnh. Không nên tự sửa file đã phát hành mà không có căn cứ xử lý trên hệ thống.

Kết luận

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là căn cứ quan trọng để cá nhân tự quyết toán, hoàn thuế và chứng minh số thuế đã bị khấu trừ tại nguồn. Với doanh nghiệp, việc lập chứng từ cần dựa trên dữ liệu bảng lương, tờ khai thuế, quyết toán năm và yêu cầu thực tế của cá nhân. Kế toán không nên cấp chứng từ theo thói quen mà cần kiểm tra cá nhân có tự quyết toán hay đã ủy quyền, có phát sinh số thuế đã khấu trừ hay không, thông tin trên chứng từ có khớp hồ sơ thuế hay không.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Nếu doanh nghiệp chưa có quy trình lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, chưa đối chiếu dữ liệu bảng lương với tờ khai thuế hoặc thường phát sinh yêu cầu cấp chứng từ cho nhân sự nghỉ việc, nên rà soát lại toàn bộ quy trình tiền lương, khấu trừ thuế và quyết toán TNCN để hạn chế sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bài viết cùng chủ đề