Hoá đơn điện tử là gì? Một số quy định về hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì: đó là hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ bằng dữ liệu điện tử để ghi nhận bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và là căn cứ kê khai thuế, hạch toán, quyết toán. Kế toán SME đọc bài này để biết loại hóa đơn cần dùng, chứng từ phải lưu và cách xử lý khi sai. Nếu lập sai thời điểm, thiếu XML, sai mã số thuế hoặc xử lý điều chỉnh không đúng, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí, sai thuế GTGT, lệch doanh thu và ảnh hưởng báo cáo tài chính.

Hóa đơn điện tử là gì và các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Định nghĩa hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Với kế toán, file XML là chứng từ kế toán gốc để kê khai thuế, ghi sổ và giải trình khi kiểm toán.

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã / không có mã / từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử gốc (XML) khác bản thể hiện (PDF, in giấy)

PDF hoặc bản in chỉ giúp đọc, đối chiếu, không thay file XML khi lưu trữ hóa đơn điện tử. Sai sót phổ biến của SME là chỉ tải PDF; cách sửa là lưu XML, PDF, email nhận hóa đơn và tra cứu tính hợp lệ trước khi hạch toán.

Quy định pháp luật & lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022 trên toàn quốc

Từ 01/07/2022, tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng phải chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thay cho hóa đơn giấy. Khi phát sinh bán hàng, kế toán cần lập đúng thời điểm, đúng người mua, đúng thuế suất để tránh sai doanh thu và thuế đầu ra.

Quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP & hộ kinh doanh 2026

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025, sửa đổi một số nội dung về hóa đơn, chứng từ và hóa đơn từ máy tính tiền. Hộ, cá nhân kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trong nhóm ngành áp dụng cần dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế; hộ nhỏ hơn có thể đăng ký nếu có nhu cầu xuất hóa đơn.

Điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử & thủ tục phát hành lần đầu

Doanh nghiệp SME nên chuẩn bị chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, phần mềm hóa đơn kết nối kế toán và quy trình sao lưu. Bước làm gồm đăng ký sử dụng, nhận chấp thuận của cơ quan thuế, khởi tạo mẫu, phân quyền người lập và kiểm tra dữ liệu trước khi gửi cho khách hàng.

Thực hành kế toán – phát hành, lưu trữ, xử lý sai sót & giá trị pháp lý

Quy trình 3 bước phát hành hóa đơn điện tử: khởi tạo – gửi – lưu trữ

Quy trình gọn cho SME: khởi tạo hóa đơn trên phần mềm, gửi cho người mua qua email hoặc hệ thống trung gian, sau đó lưu XML kèm hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận. Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán thường cần lưu 10 năm và phải truy cập được khi thanh tra thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót (chưa giao hàng / đã kê khai thuế)

Tình huống: công ty bán hàng 55 triệu đồng, thuế GTGT 10%, nhưng nhập sai mã số thuế người mua. Nếu chưa gửi hoặc chưa kê khai, lập hóa đơn thay thế theo quy định. Nếu đã kê khai, lập thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh và kê khai bổ sung; không tự xóa dữ liệu trên phần mềm.

Giá trị pháp lý, kê khai thuế & lưu ý khi quyết toán

Ví dụ hạch toán bán hàng: Nợ 131/Có 511, Có 3331; khi thu tiền: Nợ 112/Có 131. Hóa đơn hợp lệ làm tăng doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh, tăng phải thu hoặc tiền trên bảng cân đối kế toán. Với chi phí đầu vào, cần đủ hóa đơn, hợp đồng, thanh toán và chứng từ giao nhận để được trừ khi tính thuế TNDN.

FAQ

Q1: Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được lập dưới dạng dữ liệu điện tử. Đây là chứng từ ghi nhận bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định kế toán và thuế.

Q2: Có cần ký số vào hóa đơn điện tử không? Phần lớn doanh nghiệp cần ký số theo quy định và theo phương thức đăng ký. Riêng hóa đơn từ máy tính tiền có mã có cơ chế riêng, kế toán cần kiểm tra đúng mẫu áp dụng.

Q3: Hóa đơn điện tử in ra giấy có giá trị thanh toán không? Bản in thường chỉ là bản thể hiện để lưu, đọc và đối chiếu. Khi quyết toán, kế toán phải giữ file XML gốc và dữ liệu tra cứu hợp lệ.

Q4: Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu? Kế toán có thể tra cứu trên cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế hoặc từ phần mềm nhà cung cấp. Trước khi kê khai thuế, nên kiểm tra mã, ngày lập, người bán, người mua và trạng thái hóa đơn.

Tóm lại, hóa đơn điện tử không chỉ là file PDF gửi cho khách hàng mà là bộ dữ liệu pháp lý phục vụ ghi nhận doanh thu, chi phí, thuế GTGT và báo cáo tài chính. Với SME, cách làm an toàn là chuẩn hóa quy trình từ lập hóa đơn, kiểm tra thông tin, lưu XML, đối chiếu thanh toán đến xử lý sai sót. Kế toán nên cập nhật Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, đồng thời rà soát quy trình nội bộ để tuân thủ quy định và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

Bài viết cùng chủ đề