Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì người lao động cần yêu cầu cấp bằng văn bản, lưu bằng chứng và gửi cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp nếu công ty vẫn từ chối. Việc xử lý đúng giúp tự quyết toán, bảo vệ quyền hoàn thuế và tránh hồ sơ bị treo vì thiếu chứng từ kế toán. Với kế toán SME, sai ở bước khấu trừ, lập chứng từ hoặc hạch toán phạt có thể làm lệch báo cáo tài chính, phát sinh rủi ro thuế và bị yêu cầu giải trình khi kiểm tra.
Có bắt buộc công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Căn cứ pháp lý buộc doanh nghiệp phải cấp chứng từ
Doanh nghiệp trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi cá nhân yêu cầu, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho công ty. Căn cứ áp dụng gồm Thông tư 111/2013/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 03/TNCN mới nhất 2026
Từ 01/06/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN sử dụng mẫu 03/TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Kế toán cần kiểm tra họ tên, mã số thuế, thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và kỳ tính thuế trước khi cấp.
| Tiêu chí | Trường hợp A | Trường hợp B |
| Tự quyết toán | Phải cấp khi cá nhân yêu cầu | Không cần nếu đã ủy quyền |
| Mẫu dùng | 03/TNCN năm 2026 | Hồ sơ ủy quyền tại doanh nghiệp |
Trường hợp không cần cấp chứng từ khấu trừ
Nếu người lao động ủy quyền quyết toán, công ty tổng hợp thu nhập, thuế đã khấu trừ và quyết toán thay. Sai sót phổ biến của SME là vẫn cấp trùng chứng từ; cách sửa là đối chiếu danh sách ủy quyền trước khi lập mẫu.
Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?
Mức phạt hành chính khi không cấp chứng từ
Có. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ thông tin liên quan nghĩa vụ thuế có thể bị phạt, thường được xem xét ở mức 3.000.000–5.000.000 đồng với tổ chức. Nếu kèm khai sai, trốn thuế hoặc chậm nộp, cơ quan thuế xử theo hành vi tương ứng.
Quy trình khiếu nại khi công ty không cấp chứng từ
Người lao động nên làm theo 3 bước: gửi email yêu cầu cấp chứng từ; sau 5 ngày làm việc gửi nhắc lần hai; nếu vẫn không phản hồi, nộp đơn kèm hợp đồng lao động, sao kê lương, mã số thuế cá nhân đến Chi cục Thuế quản lý doanh nghiệp.
Mini case SME – Công ty dịch vụ không cấp chứng từ cho nhân viên
Công ty dịch vụ A khấu trừ thuế của nhân viên B nhưng chưa cấp chứng từ khi B tự quyết toán. Kế toán rà soát bảng lương, lập mẫu 03/TNCN, ký số và gửi cho B. Nếu bị phạt: Nợ 811/Có 3339, khi nộp phạt ghi Nợ 3339/Có 112. Khoản phạt làm giảm lợi nhuận trên KQKD, giảm tiền trên LCTT và không nên tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?
Trường hợp công ty vẫn hoạt động – cần bổ sung chứng từ
Khi công ty vẫn hoạt động, cá nhân nên yêu cầu chứng từ trước khi nộp hồ sơ hoàn thuế hoặc quyết toán có số thuế đã khấu trừ. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ cần tài liệu chứng minh số thuế đã khấu trừ; thiếu chứng từ dễ bị yêu cầu giải trình, bổ sung.
Trường hợp công ty giải thể hoặc chấm dứt hoạt động
Nếu công ty đã giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động, người lao động chuẩn bị tờ khai 02/QTT-TNCN, phụ lục người phụ thuộc nếu có, hợp đồng lao động, sao kê lương và bằng chứng khấu trừ. Cơ quan thuế có thể đối chiếu dữ liệu quản lý thuế để xử lý hồ sơ.
Checklist tự quyết toán thuế TNCN khi công ty không cấp chứng từ
+ Lưu email yêu cầu, bảng lương, sao kê ngân hàng và hợp đồng lao động.
+ Kiểm tra mã số thuế cá nhân, người phụ thuộc, thu nhập từng nơi trả lương.
+ Nộp hồ sơ trước ngày cuối cùng của tháng 4 năm sau để giảm rủi ro chậm quyết toán.
FAQ
Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?
Có. Doanh nghiệp có thể bị phạt nếu không cấp chứng từ trong trường hợp phải cấp. Ngoài tiền phạt, công ty còn phải cung cấp thông tin, chứng từ để người lao động hoàn thiện nghĩa vụ thuế.
Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?
Vẫn có thể nộp hồ sơ, nhưng nếu thiếu chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ thì dễ bị yêu cầu bổ sung. Trường hợp công ty chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể đối chiếu dữ liệu ngành.
Làm gì khi công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Hãy gửi yêu cầu bằng email hoặc văn bản, ghi rõ năm tính thuế và thông tin cá nhân. Nếu không được phản hồi, chuẩn bị hồ sơ khiếu nại gửi cơ quan thuế quản lý công ty.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026 là gì?
Mẫu áp dụng là 03/TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Chứng từ điện tử hợp lệ khi có đầy đủ thông tin bắt buộc, ký hiệu, số chứng từ và dữ liệu khấu trừ chính xác.
Tóm lại, công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN không phải là việc người lao động nên chờ đợi thụ động. Cách an toàn là yêu cầu bằng văn bản, lưu toàn bộ bằng chứng, đối chiếu dữ liệu lương và nộp hồ sơ đúng hạn. Với SME, kế toán cần chuẩn hóa quy trình khấu trừ, lập chứng từ 03/TNCN, lưu hồ sơ quyết toán và hạch toán đúng khoản phạt nếu phát sinh. Doanh nghiệp nên rà soát quy trình nội bộ, tuân thủ quy định thuế hiện hành và xem thêm hướng dẫn quyết toán thuế TNCN liên quan.
Bài viết cùng chủ đề
