Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN: xử lý thế nào, có bị phạt không?

Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN là vấn đề thường gặp khi người lao động nghỉ việc, làm nhiều nơi trong năm hoặc tự quyết toán thuế để hoàn thuế. Với cá nhân, thiếu chứng từ có thể khiến hồ sơ quyết toán bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian hoàn thuế. Với doanh nghiệp, không cấp chứng từ đúng trường hợp có thể phát sinh rủi ro giải trình, xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến hồ sơ quyết toán thuế TNCN cuối năm.

Công ty có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Có. Khi doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN của cá nhân và cá nhân có yêu cầu cấp chứng từ, doanh nghiệp trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều phải cấp. Điểm mấu chốt là phải xác định cá nhân có tự quyết toán hay đã ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ?

Doanh nghiệp thường phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi cá nhân có phát sinh số thuế đã bị khấu trừ và cần chứng từ để tự quyết toán thuế, hoàn thuế hoặc chứng minh nghĩa vụ thuế đã thực hiện. Trường hợp phổ biến là người lao động làm việc tại nhiều nơi trong năm, nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán hoặc muốn tự nộp hồ sơ quyết toán với cơ quan thuế.

Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán

Nếu cá nhân đủ điều kiện và đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, doanh nghiệp tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và thực hiện quyết toán trong hồ sơ của đơn vị. Trường hợp này thường không cấp chứng từ khấu trừ riêng cho cá nhân, nhằm tránh tình trạng vừa quyết toán thay vừa cấp chứng từ để cá nhân tự quyết toán trùng dữ liệu.

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Tình trạng quyết toán	Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN	Cá nhân đã ủy quyền công ty quyết toán thay
Nghĩa vụ cấp chứng từ	Doanh nghiệp cấp khi cá nhân yêu cầu và có số thuế đã khấu trừ	Thông thường không cấp riêng để tránh trùng dữ liệu quyết toán
Hồ sơ cần kiểm tra	Bảng lương, số thuế đã khấu trừ, mã số thuế cá nhân, kỳ tính thuế	Giấy ủy quyền quyết toán, danh sách quyết toán thay, dữ liệu quyết toán năm

Người lao động cần làm gì khi công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Bước 1: Gửi yêu cầu bằng email hoặc văn bản

Người lao động không nên chỉ gọi điện hoặc nhắn tin miệng. Cách an toàn là gửi email hoặc văn bản đến phòng nhân sự, kế toán tiền lương hoặc bộ phận kế toán thuế của công ty. Nội dung cần ghi rõ họ tên, mã số thuế cá nhân, số căn cước công dân, thời gian làm việc, năm tính thuế cần cấp chứng từ và mục đích sử dụng là tự quyết toán hoặc hoàn thuế TNCN.

Ví dụ nội dung email: “Kính gửi Phòng Kế toán/Phòng Nhân sự, tôi là Nguyễn Văn A, mã số thuế cá nhân…, từng làm việc tại công ty từ tháng… đến tháng… Trong năm…, công ty đã khấu trừ thuế TNCN của tôi. Nay tôi đề nghị công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để tôi thực hiện quyết toán thuế theo quy định. Kính đề nghị công ty phản hồi và hỗ trợ cấp chứng từ.”

Bước 2: Lưu bằng chứng thu nhập và số thuế đã khấu trừ

Trong thời gian chờ công ty phản hồi, cá nhân nên lưu bảng lương, sao kê ngân hàng nhận lương, hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, email trao đổi với công ty, phiếu lương và các tài liệu thể hiện số thuế TNCN đã bị khấu trừ. Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nếu phải giải trình với cơ quan thuế khi thiếu chứng từ khấu trừ.

Bước 3: Liên hệ cơ quan thuế nếu công ty vẫn không phản hồi

Nếu đã gửi yêu cầu nhiều lần nhưng công ty không cấp chứng từ, cá nhân có thể liên hệ cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để được hướng dẫn. Khi làm việc với cơ quan thuế, nên chuẩn bị email đã gửi công ty, hợp đồng lao động, sao kê lương, bảng lương, thông tin mã số thuế cá nhân và thông tin doanh nghiệp trả thu nhập. Mục tiêu là chứng minh có phát sinh thu nhập, có khấu trừ thuế và đã chủ động yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ.

Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?

Trường hợp công ty vẫn đang hoạt động

Nếu công ty vẫn đang hoạt động, cá nhân nên ưu tiên yêu cầu công ty cấp chứng từ trước khi nộp hồ sơ quyết toán. Trên thực tế, khi hồ sơ có số thuế đề nghị hoàn hoặc số thuế đã khấu trừ tại nhiều nơi, thiếu chứng từ có thể khiến cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc đối chiếu thêm dữ liệu. Việc này không có nghĩa chắc chắn hồ sơ bị từ chối, nhưng có thể kéo dài thời gian xử lý.

Trường hợp công ty đã giải thể, phá sản hoặc ngừng hoạt động

Nếu công ty đã giải thể, phá sản hoặc ngừng hoạt động, người lao động cần chuẩn bị bộ hồ sơ thay thế để chứng minh thu nhập và số thuế đã khấu trừ. Hồ sơ thường gồm hợp đồng lao động, bảng lương, sao kê ngân hàng, quyết định nghỉ việc, email trao đổi, dữ liệu mã số thuế và các chứng từ liên quan. Cơ quan thuế có thể đối chiếu dữ liệu quản lý thuế để xem xét hồ sơ.

Checklist hồ sơ cá nhân nên chuẩn bị

+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu áp dụng cho cá nhân tự quyết toán.

+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do các nơi trả thu nhập cấp, nếu có.

+ Hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, bảng lương hoặc phiếu lương.

+ Sao kê ngân hàng thể hiện khoản lương, thưởng, phụ cấp đã nhận.

+ Email yêu cầu công ty cấp chứng từ và phản hồi của công ty nếu có.

+ Hồ sơ người phụ thuộc nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh.

Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Có thể bị xử phạt nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp phải cấp chứng từ nhưng không cấp, cấp không đầy đủ, cấp sai thông tin hoặc không cung cấp thông tin liên quan nghĩa vụ thuế khi cá nhân và cơ quan thuế yêu cầu. Mức xử phạt cụ thể phụ thuộc vào hành vi, tình tiết, số lần vi phạm và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm xử lý.

Với kế toán doanh nghiệp, rủi ro không chỉ nằm ở tiền phạt. Nếu dữ liệu khấu trừ thuế TNCN không khớp với bảng lương, chứng từ chi lương, tờ khai thuế TNCN và quyết toán năm, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình khi thanh tra, kiểm tra thuế. Trường hợp phát sinh tiền phạt vi phạm hành chính, khoản phạt thường được hạch toán vào chi phí khác nhưng không nên tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Checklist cho kế toán trước khi cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

+ Kiểm tra cá nhân có phát sinh số thuế TNCN đã khấu trừ hay không.

+ Kiểm tra cá nhân có ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp hay tự quyết toán.

+ Đối chiếu họ tên, mã số thuế, số căn cước công dân và kỳ tính thuế.

+ Đối chiếu thu nhập chịu thuế, khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ trên bảng lương và tờ khai thuế.

+ Kiểm tra mẫu chứng từ đang áp dụng theo quy định hiện hành, đặc biệt giai đoạn từ 01/06/2025 trở đi.

+ Lưu hồ sơ đề nghị cấp chứng từ, bản chứng từ đã cấp và bằng chứng gửi chứng từ cho cá nhân.

+ Nếu chứng từ đã lập sai, cần xử lý theo quy định về chứng từ điện tử thay thế, không tự ý sửa thủ công trên file đã phát hành.

Ví dụ thực tế tại doanh nghiệp SME

Anh B làm việc tại Công ty A từ tháng 01 đến tháng 08, sau đó chuyển sang Công ty C. Trong năm, Công ty A đã khấu trừ thuế TNCN hằng tháng của anh B. Cuối năm, anh B không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán cho Công ty C vì có thu nhập tại hai nơi. Khi tự quyết toán, anh B cần chứng từ khấu trừ thuế TNCN do Công ty A cấp. Nếu Công ty A không cấp, anh B nên gửi email yêu cầu, lưu bảng lương, sao kê nhận lương và liên hệ cơ quan thuế quản lý Công ty A nếu không được phản hồi.

Ở góc độ kế toán Công ty A, trước khi cấp chứng từ cần đối chiếu số thuế đã khấu trừ trên bảng lương, tờ khai thuế TNCN tháng/quý và dữ liệu quyết toán năm. Nếu cấp sai số thuế đã khấu trừ, cá nhân có thể kê khai sai hồ sơ hoàn thuế, còn doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình chênh lệch dữ liệu.

FAQ về công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Có thể bị phạt nếu công ty thuộc trường hợp phải cấp chứng từ nhưng không cấp hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin liên quan nghĩa vụ thuế. Mức phạt cụ thể phụ thuộc hành vi vi phạm và quy định pháp luật tại thời điểm xử lý.

Đã nghỉ việc có yêu cầu công ty cũ cấp chứng từ được không?

Có. Nếu trong thời gian làm việc công ty cũ đã khấu trừ thuế TNCN và bạn cần tự quyết toán, bạn có thể yêu cầu công ty cũ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho kỳ thu nhập tương ứng.

Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có hoàn thuế được không?

Vẫn có thể nộp hồ sơ trong một số trường hợp, nhưng nếu thiếu chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ thì hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung hoặc giải trình. Cá nhân nên chuẩn bị thêm bảng lương, sao kê ngân hàng, hợp đồng lao động và email yêu cầu công ty cấp chứng từ.

Đã ủy quyền quyết toán cho công ty thì có cần chứng từ khấu trừ không?

Thông thường không cần cấp chứng từ riêng nếu cá nhân đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay và công ty đã đưa thu nhập, số thuế khấu trừ của cá nhân vào hồ sơ quyết toán của doanh nghiệp. Kế toán cần lưu giấy ủy quyền để chứng minh khi cần đối chiếu.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện nay là mẫu nào?

Từ giai đoạn áp dụng quy định mới về chứng từ điện tử, kế toán cần kiểm tra mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành, đặc biệt mẫu 03/TNCN và định dạng dữ liệu điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Không nên dùng lại mẫu cũ nếu quy định đã yêu cầu chuyển đổi.

Kết luận

Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN là vấn đề cần xử lý bằng hồ sơ, không nên chỉ trao đổi miệng. Người lao động nên gửi yêu cầu bằng email hoặc văn bản, lưu chứng từ thu nhập và chủ động liên hệ cơ quan thuế nếu công ty không phản hồi. Với doanh nghiệp, kế toán cần kiểm tra điều kiện cấp chứng từ, tình trạng ủy quyền quyết toán, số thuế đã khấu trừ và mẫu chứng từ đang áp dụng để tránh cấp sai, cấp thiếu hoặc phát sinh rủi ro khi quyết toán thuế.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Nếu doanh nghiệp chưa có quy trình cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chưa rà soát dữ liệu lương hoặc thường xuyên sai lệch khi quyết toán thuế TNCN, nên kiểm tra lại toàn bộ quy trình tính lương, khấu trừ, kê khai và lưu hồ sơ thuế để hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bài viết cùng chủ đề