NNT đang hoạt động đã được cấp GCN ĐKT là gì? Có nên nhận hóa đơn không?

Khi tra cứu mã số thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc đối tác trên hệ thống của cơ quan thuế, bạn có thể thấy dòng trạng thái “NNT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)” hoặc “ĐTNT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)”. Đây là trạng thái thường gặp nhưng cũng rất dễ bị hiểu sai. Nhiều kế toán cho rằng chỉ cần đối tác hiển thị đang hoạt động là có thể nhận hóa đơn, hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Thực tế, trạng thái này chỉ là bước kiểm tra ban đầu, không phải bằng chứng đầy đủ rằng hóa đơn chắc chắn hợp lệ hoặc giao dịch hoàn toàn không có rủi ro thuế.

Bài viết này giải thích rõ “NNT đang hoạt động đã được cấp GCN ĐKT” là gì, kế toán cần kiểm tra thêm những gì trước khi nhận hóa đơn và cách lưu hồ sơ để doanh nghiệp giảm rủi ro khi quyết toán thuế.

1. NNT đang hoạt động đã được cấp GCN ĐKT là gì?

NNT là viết tắt của “người nộp thuế”. ĐTNT thường được hiểu là “đối tượng nộp thuế”. GCN ĐKT là “Giấy chứng nhận đăng ký thuế”. Vì vậy, trạng thái “NNT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)” có thể hiểu là người nộp thuế đã được cấp mã số thuế/giấy chứng nhận đăng ký thuế và hiện chưa bị hệ thống thuế ghi nhận ở trạng thái ngừng hoạt động, chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Nói ngắn gọn: đây là tín hiệu ban đầu cho thấy mã số thuế còn hiệu lực và đơn vị đang được ghi nhận là còn hoạt động trên hệ thống quản lý thuế. Tuy nhiên, kế toán không nên hiểu đây là “giấy bảo đảm” cho toàn bộ giao dịch. Một doanh nghiệp có trạng thái đang hoạt động vẫn có thể phát sinh hóa đơn sai nội dung, sai thời điểm, thiếu chứng từ thanh toán hoặc giao dịch không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của bên mua.

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Trạng thái tra cứu	NNT đang hoạt động, đã được cấp GCN ĐKT	Tạm ngừng, ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc chấm dứt hiệu lực MST
Ý nghĩa kế toán	Có thể tiếp tục kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, giao nhận và thanh toán	Cần tạm dừng giao dịch hoặc yêu cầu giải trình trước khi ghi nhận
Mức độ rủi ro	Chưa có cảnh báo rõ trên trạng thái MST nhưng vẫn phải kiểm tra hồ sơ giao dịch	Rủi ro cao về hóa đơn, chi phí được trừ và thuế GTGT đầu vào

2. Trạng thái “đang hoạt động” có đồng nghĩa hóa đơn an toàn không?

Không. Đây là điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý. Trạng thái mã số thuế chỉ phản ánh tình trạng đăng ký thuế tại thời điểm tra cứu. Để một hóa đơn đầu vào được hạch toán an toàn, doanh nghiệp còn phải kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, tính thực tế của giao dịch, chứng từ thanh toán và mối liên hệ giữa hàng hóa dịch vụ mua vào với hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.1. Cần kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi ghi nhận

Kế toán nên tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế, đối chiếu mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, tổng tiền thanh toán, trạng thái hóa đơn và thông tin người bán. Nếu hóa đơn không tồn tại trên hệ thống, thông tin không khớp hoặc có dấu hiệu bị điều chỉnh/hủy/thay thế nhưng doanh nghiệp chưa lưu đủ chứng từ liên quan, không nên hạch toán ngay.

2.2. Cần kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn chỉ là một điều kiện. Doanh nghiệp cần có hóa đơn/chứng từ hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng và trường hợp pháp luật hiện hành quy định. Từ 01/07/2025, Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn có nhiều điểm cần cập nhật về điều kiện khấu trừ, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Vì vậy, kế toán không nên chỉ nhìn trạng thái “NNT đang hoạt động” rồi tự động kê khai khấu trừ.

2.3. Cần kiểm tra điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Một khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cần phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định. Nếu giao dịch không có thật, hàng hóa không nhập kho, dịch vụ không có nghiệm thu hoặc thanh toán không phù hợp, khoản chi vẫn có thể bị loại dù mã số thuế người bán hiển thị đang hoạt động.

3. Cách tra cứu và lưu hồ sơ để giảm rủi ro thuế

Quy trình phù hợp cho SME là không chỉ tra cứu một lần, mà phải tra cứu theo từng thời điểm quan trọng: trước khi ký hợp đồng, khi nhận hóa đơn và trước khi thanh toán đối với giao dịch có giá trị lớn hoặc đối tác mới.

+ Bước 1: Tra cứu mã số thuế của nhà cung cấp để kiểm tra tên đơn vị, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, địa chỉ và trạng thái hoạt động.

+ Bước 2: Lưu kết quả tra cứu bằng file PDF, ảnh chụp màn hình hoặc bản in có ngày tra cứu rõ ràng.

+ Bước 3: Đối chiếu thông tin trên hóa đơn điện tử với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

+ Bước 4: Kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống tra cứu hóa đơn của cơ quan thuế trước khi kê khai thuế GTGT đầu vào.

+ Bước 5: Với giao dịch giá trị lớn, nhà cung cấp mới hoặc ngành hàng có rủi ro cao, nên lập thêm phiếu đánh giá nhà cung cấp và lưu email/biên bản xác nhận giao dịch thực tế.

+ Bước 6: Trường hợp sau khi nhận hóa đơn, nhà cung cấp chuyển sang trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, kế toán cần rà soát lại thời điểm giao dịch, chứng từ giao nhận, thanh toán và bằng chứng chứng minh hàng hóa dịch vụ đã phát sinh thực tế.

4. Ví dụ thực tế cho doanh nghiệp SME

Ví dụ: Công ty A kinh doanh thiết bị văn phòng mua hàng từ Công ty B trị giá 80 triệu đồng, có hóa đơn GTGT và chuyển khoản đầy đủ. Khi nhận hóa đơn, kế toán tra cứu thấy Công ty B hiển thị “NNT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)”. Nếu Công ty A chỉ lưu hóa đơn và ủy nhiệm chi thì hồ sơ vẫn chưa thật sự chắc. Bộ hồ sơ nên có thêm hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu xuất kho/biên bản giao nhận, hình ảnh hoặc chứng từ nhập kho, kết quả tra cứu MST người bán, kết quả tra cứu hóa đơn điện tử và đối chiếu thanh toán đúng tài khoản.

Trường hợp sau 3 tháng Công ty B bị cơ quan thuế ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, Công ty A vẫn có cơ sở giải trình tốt hơn nếu chứng minh được tại thời điểm mua hàng Công ty B đang hoạt động, hàng hóa đã nhận thực tế, thanh toán đúng quy định và hóa đơn có tồn tại trên hệ thống. Ngược lại, nếu thiếu chứng từ giao nhận, không chứng minh được hàng đã nhập kho hoặc giao dịch thanh toán có dấu hiệu bất thường, rủi ro bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào sẽ cao hơn.

5. Lỗi thường gặp khi kế toán chỉ nhìn trạng thái mã số thuế

+ Lỗi 1: Chỉ tra cứu mã số thuế nhưng không tra cứu hóa đơn điện tử.

+ Lỗi 2: Không lưu kết quả tra cứu tại thời điểm nhận hóa đơn, dẫn đến khó chứng minh khi cơ quan thuế kiểm tra sau này.

+ Lỗi 3: Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp đang hoạt động nhưng nội dung hàng hóa dịch vụ không phù hợp với ngành nghề, hợp đồng hoặc thực tế sử dụng của doanh nghiệp.

+ Lỗi 4: Thanh toán tiền mặt hoặc thanh toán qua tài khoản cá nhân trong khi giao dịch thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

+ Lỗi 5: Không rà soát lại trạng thái nhà cung cấp trước khi kê khai thuế hoặc trước khi quyết toán đối với các hóa đơn giá trị lớn.

6. Checklist hồ sơ nên lưu khi nhận hóa đơn từ NNT đang hoạt động

+ Kết quả tra cứu mã số thuế của nhà cung cấp tại thời điểm giao dịch hoặc thời điểm nhận hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử bản XML/PDF và kết quả tra cứu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.

+ Hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng hoặc đề nghị mua hàng được phê duyệt nội bộ.

+ Phiếu giao hàng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho hoặc tài liệu chứng minh dịch vụ đã hoàn thành.

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giao dịch thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

+ Email, tin nhắn, biên bản đối chiếu công nợ hoặc tài liệu trao đổi với nhà cung cấp nếu giao dịch có giá trị lớn.

7. FAQ về trạng thái NNT đang hoạt động đã cấp GCN ĐKT

7.1. NNT đang hoạt động đã được cấp GCN ĐKT có nghĩa là doanh nghiệp đang hoạt động bình thường không?

Về nguyên tắc, trạng thái này cho thấy mã số thuế còn hiệu lực và người nộp thuế chưa bị ghi nhận ở trạng thái ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hiệu lực. Tuy nhiên, kế toán vẫn phải kiểm tra hóa đơn, giao dịch thực tế và bộ chứng từ đi kèm.

7.2. Có được nhận hóa đơn từ NNT đang hoạt động không?

Có thể nhận nếu giao dịch có thật, hóa đơn hợp lệ, thông tin khớp, hàng hóa dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định. Không nên nhận hóa đơn chỉ vì nhà cung cấp đang hiển thị trạng thái hoạt động.

7.3. Nếu nhà cung cấp đang hoạt động lúc mua hàng nhưng sau đó bị khóa MST thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần rà soát thời điểm phát sinh giao dịch, ngày lập hóa đơn, chứng từ giao nhận, chứng từ thanh toán và bằng chứng hàng hóa dịch vụ đã sử dụng thực tế. Nếu hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp có cơ sở giải trình tốt hơn khi cơ quan thuế kiểm tra.

7.4. Kế toán có bắt buộc lưu kết quả tra cứu mã số thuế không?

Không phải mọi trường hợp đều có quy định riêng bắt buộc phải lưu kết quả tra cứu MST, nhưng đây là bằng chứng quản trị rủi ro rất nên có. Với giao dịch giá trị lớn, đối tác mới hoặc hóa đơn đầu vào nhạy cảm, việc lưu kết quả tra cứu giúp hồ sơ giải trình chặt chẽ hơn.

7.5. Trạng thái đang hoạt động có đủ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Không đủ. Muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện về hóa đơn/chứng từ hợp lệ, mục đích sử dụng cho hoạt động chịu thuế GTGT và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành. Trạng thái MST chỉ là một bước kiểm tra đối tác.

8. Kết luận và khuyến nghị cho doanh nghiệp

“NNT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)” là trạng thái tích cực khi tra cứu mã số thuế, nhưng không nên xem là điều kiện duy nhất để nhận hóa đơn, kê khai thuế GTGT đầu vào hoặc ghi nhận chi phí được trừ. Cách làm an toàn là xây dựng quy trình kiểm tra trước giao dịch, lưu kết quả tra cứu MST, tra cứu hóa đơn điện tử, đối chiếu hợp đồng, chứng từ giao nhận và chứng từ thanh toán trước khi hạch toán.

Nếu doanh nghiệp có nhiều hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp mới, giao dịch giá trị lớn hoặc đang chuẩn bị quyết toán thuế, nên rà soát lại hồ sơ trước khi cơ quan thuế kiểm tra. ANTA GROUP có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra rủi ro hóa đơn, chuẩn hóa bộ chứng từ kế toán và tư vấn cách xử lý trước kỳ quyết toán.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Xem thêm: nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, các trường hợp khấu trừ thuế GTGT, quyết toán thuế doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề