Cách tính trích khấu hao TSCĐ & hạch toán chi tiết 2026

Cách tính trích khấu hao tài sản cố định và hạch toán chi tiết là quy trình xác định nguyên giá, thời gian sử dụng, phương pháp khấu hao, rồi ghi Nợ chi phí/Có TK 214 đúng kỳ. Kế toán đọc bài này để lập bảng khấu hao, định khoản và chuẩn bị chứng từ khi quyết toán thuế TNDN. Nếu làm sai, SME dễ bị loại chi phí, sai TK 211, 214, 627, 642 và lệch báo cáo tài chính. Tình huống hay gặp là mua máy dùng ngay nhưng chưa có phương án khấu hao, cuối năm mới phát hiện chi phí đã trích vượt khung.

Cách tính trích khấu hao tài sản cố định theo 3 phương pháp

Khấu hao đường thẳng – công thức + ví dụ thực hành

Theo TT45/2013/TT-BTC, được sửa đổi bởi TT30/2025/TT-BTC, doanh nghiệp chọn phương pháp phù hợp và áp dụng nhất quán. Cách phổ biến là đường thẳng: khấu hao năm = nguyên giá/thời gian sử dụng; khấu hao tháng = khấu hao năm/12.

Khấu hao số dư giảm dần có điều chỉnh – hệ số 1.5/2/2.5

Phương pháp này dùng cho tài sản mới, công nghệ thay đổi nhanh. Tỷ lệ nhanh = tỷ lệ đường thẳng x hệ số; thời gian đến 4 năm dùng 1.5, trên 4 đến 6 năm dùng 2, trên 6 năm dùng 2.5.

Khấu hao theo số lượng – khối lượng sản phẩm

Với máy trực tiếp sản xuất, khấu hao tháng = sản lượng thực tế x mức khấu hao một đơn vị. Ví dụ máy cắt 300 triệu, thiết kế 2.000.000m, mức khấu hao 150đ/m; tháng chạy 15.000m thì ghi 2.250.000đ.

Khung thời gian trích khấu hao & nguyên tắc bắt buộc theo Thông tư 45

Khung thời gian Phụ lục 1 TT45 – máy móc 3–15 năm, xe 6–10 năm

Kế toán chọn thời gian trong khung Phụ lục 1 TT45, lập phương án trước khi trích. TSCĐ vô hình tự xác định nhưng thông thường không quá 20 năm, quyền sử dụng đất theo thời hạn được phép.

TSCĐ mới vs đã qua sử dụng & TSCĐ vô hình

TSCĐ đã qua sử dụng tính thời gian theo giá trị hợp lý so với giá bán mới nhân thời gian của tài sản mới cùng loại. Ví dụ mua 200 triệu, giá mới 400 triệu, khung 10 năm thì trích 5 năm.

Thay đổi thời gian khấu hao – chỉ 1 lần, không được đổi lãi↔lỗ

Sai sót SME hay gặp là rút ngắn thời gian để tăng chi phí khi lợi nhuận cao. Cách sửa: lập lại hồ sơ, giải trình tuổi thọ kỹ thuật, không điều chỉnh nhằm biến lãi thành lỗ.

Hạch toán trích khấu hao TSCĐ theo TT133/TT200/TT99 + rủi ro thuế

TK 214 Hao mòn TSCĐ & định khoản Nợ/Có theo bộ phận

TK 214 phản ánh hao mòn lũy kế. Theo TT133, định kỳ ghi Nợ 154, 6421, 6422; Có 2141. Theo TT200 và TT99/2025/TT-BTC áp dụng từ năm tài chính 2026, doanh nghiệp có thể ghi Nợ 623, 627, 641, 642; Có 214.

Bút toán mẫu mini case SME + chứng từ bắt buộc

Mini case: công ty dịch vụ mua máy tính 50 triệu, dùng cho quản lý, khấu hao 36 tháng. Mỗi tháng ghi Nợ 6422: 1.388.889; Có 2141: 1.388.889. BCTC ghi tăng chi phí quản lý, giảm lợi nhuận; BCĐKT giảm giá trị còn lại TSCĐ, LCTT không bị ảnh hưởng trực tiếp.

Chi phí khấu hao được trừ & không được trừ thuế TNDN

Hồ sơ nên có hóa đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao, quyết định đưa vào sử dụng, phương án khấu hao và bảng tính khấu hao TSCĐ mẫu Excel. Không đưa vào chi phí được trừ phần khấu hao tài sản không phục vụ SXKD, TSCĐ phúc lợi không đủ điều kiện, hoặc tài sản thiếu chứng từ kế toán.

Xem thêm: Tài sản cố định là gì? Phân loại và điều kiện ghi nhận TSCĐ

FAQ

Có mấy phương pháp tính khấu hao TSCĐ?

Có 3 phương pháp: đường thẳng, số dư giảm dần có điều chỉnh và theo số lượng, khối lượng sản phẩm. SME thường chọn đường thẳng vì dễ lập bảng và dễ đối chiếu thuế.

Khi nào nên chọn khấu hao đường thẳng?

Nên chọn khi tài sản tạo lợi ích đều qua các kỳ, như máy văn phòng, xe quản lý, thiết bị bán hàng. Chi phí ổn định giúp lập kế hoạch KQKD rõ hơn.

TSCĐ mua dùng ngay trong tháng tính khấu hao từ ngày nào?

Tính từ ngày tài sản sẵn sàng đưa vào sử dụng, có biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu. Tháng đầu nên phân bổ theo số ngày sử dụng thực tế để tránh ghi nhận thừa chi phí.

Thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ được mấy lần?

Doanh nghiệp chỉ nên thay đổi khi có căn cứ kỹ thuật và hồ sơ giải trình rõ. Việc đổi thời gian để điều chỉnh lợi nhuận là rủi ro lớn khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Để trích khấu hao đúng, kế toán cần đi theo 5 bước: xác định đủ điều kiện ghi nhận TSCĐ, tập hợp nguyên giá, chọn phương pháp, chọn thời gian trong khung, rồi hạch toán đúng bộ phận sử dụng. Với SME, cách an toàn nhất là lập hồ sơ ngay khi tài sản sẵn sàng sử dụng, không đợi cuối năm mới bổ sung chứng từ. Khi áp dụng TT133, TT200 hoặc TT99, hãy đối chiếu tài khoản, bảng khấu hao và báo cáo tài chính định kỳ. Doanh nghiệp nên rà soát quy trình nội bộ, chuẩn hóa chứng từ và xem thêm hướng dẫn kế toán liên quan trước kỳ quyết toán.

Bài viết cùng chủ đề