Trạng thái mã số thuế doanh nghiệp 2026: Cách tra cứu, ý nghĩa và cách xử lý cho kế toán

Trạng thái mã số thuế doanh nghiệp không chỉ là thông tin dùng để tra cứu hành chính. Với kế toán nội bộ, chủ doanh nghiệp và người phụ trách thuế, trạng thái này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hóa đơn, kê khai thuế, kiểm tra nhà cung cấp và đánh giá rủi ro của hồ sơ chi phí. Đặc biệt khi đối tác chuyển sang trạng thái 03, 06 hoặc 09, kế toán cần kiểm tra cả thời điểm phát sinh giao dịch và thời điểm cơ quan thuế cập nhật trạng thái thay vì chỉ nhìn kết quả tra cứu tại ngày hiện tại.

Từ ngày 01/07/2026, quy định về đăng ký thuế được thực hiện theo Thông tư 90/2026/TT-BTC. Thông tư này thay thế Thông tư 86/2024/TT-BTC. Vì vậy, doanh nghiệp tra cứu hoặc xây dựng quy trình kiểm soát mã số thuế trong năm 2026 nên sử dụng quy định hiện hành và lưu lại bằng chứng tra cứu tại thời điểm cần thiết.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Trạng thái mã số thuế là gì? Kế toán cần hiểu gì trước khi hạch toán

Trạng thái mã số thuế phản ánh tình trạng quản lý thuế của người nộp thuế tại một thời điểm trên hệ thống của cơ quan thuế. Qua trạng thái này, kế toán có thể nhận biết người nộp thuế đang hoạt động, tạm ngừng, chuyển cơ quan thuế quản lý, chờ xác minh địa chỉ, không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc đang thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động.

Điểm quan trọng là không nên suy luận theo kiểu “MST còn tồn tại thì giao dịch an toàn” hoặc “đối tác đang trạng thái 06 thì mọi hóa đơn trước đây đều bị loại”. Kế toán phải kiểm tra trạng thái tại đúng thời điểm, ngày lập hóa đơn, thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ và toàn bộ hồ sơ chứng minh giao dịch.

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Tình trạng đối tác	Đang hoạt động hoặc đang thực hiện thủ tục chuyển cơ quan thuế	Ngừng hoạt động, tạm ngừng, chờ xác minh hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký
Cách đánh giá	Kiểm tra thông tin pháp lý, hóa đơn và chứng từ theo quy trình thông thường	Phải kiểm tra thêm lịch sử trạng thái, ngày thông báo của cơ quan thuế và tính thực tế của giao dịch
Hướng xử lý kế toán	Hạch toán khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về giao dịch, hóa đơn và chứng từ	Không hạch toán máy móc chỉ vì đã có hóa đơn; cần đánh giá riêng từng hồ sơ và mức độ rủi ro thuế

Ví dụ: Công ty A nhận hóa đơn dịch vụ từ nhà cung cấp B. Đến cuối năm, B được tra cứu ở trạng thái 06. Việc đầu tiên kế toán cần làm không phải là loại ngay chi phí, mà là xác định ngày B bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, so sánh với ngày cung cấp dịch vụ và ngày lập hóa đơn, sau đó rà soát hợp đồng, nghiệm thu, bằng chứng bàn giao và chứng từ thanh toán.

10 trạng thái mã số thuế theo quy định hiện hành năm 2026

Theo danh mục trạng thái mã số thuế ban hành kèm Thông tư 90/2026/TT-BTC, hệ thống hiện có 10 mã trạng thái. Kế toán cần lưu ý đây là danh mục áp dụng chung cho người nộp thuế, vì vậy không phải trạng thái nào cũng là trạng thái thường gặp đối với doanh nghiệp.

+ Trạng thái 00: Người nộp thuế đã được cấp mã số thuế. Trong trạng thái này còn có thông tin chi tiết để xác định đã đi vào hoạt động hay chưa.

+ Trạng thái 01: Người nộp thuế ngừng hoạt động và đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

+ Trạng thái 02: Người nộp thuế đã chuyển cơ quan thuế quản lý và đang chờ cơ quan thuế nơi đến tiếp nhận theo trạng thái trên hệ thống.

+ Trạng thái 03: Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

+ Trạng thái 04: Người nộp thuế đang hoạt động, áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chưa đủ thông tin đăng ký thuế. Đây không phải trạng thái thông thường dùng để đánh giá một doanh nghiệp.

+ Trạng thái 05: Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh.

+ Trạng thái 06: Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

+ Trạng thái 07: Người nộp thuế chờ làm thủ tục phá sản.

+ Trạng thái 09: Người nộp thuế chờ xác minh tình trạng hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

+ Trạng thái 10: Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân. Trạng thái này chủ yếu liên quan đến nhóm người nộp thuế sử dụng số định danh cá nhân, không phải nhóm trạng thái trọng tâm khi kiểm tra doanh nghiệp.

Đối với kế toán doanh nghiệp, nhóm nên theo dõi sát nhất thường là 02, 03, 05, 06 và 09. Trong đó, 03 và 06 phản ánh tình trạng hoạt động đã có vấn đề rõ rệt; còn 09 là tín hiệu cần kiểm tra sớm trước khi tình trạng được xác minh và có thể chuyển sang trạng thái khác.

Gặp từng trạng thái thì kế toán doanh nghiệp nên xử lý thế nào?

Trạng thái 00 – người nộp thuế đã được cấp mã số thuế

Trạng thái 00 không đồng nghĩa với việc mọi giao dịch đều mặc nhiên an toàn. Kế toán vẫn cần kiểm tra thông tin chi tiết của người nộp thuế, địa chỉ, người đại diện, hóa đơn và hồ sơ chứng minh giao dịch. Với nhà cung cấp mới hoặc hợp đồng giá trị lớn, nên lưu bằng chứng tra cứu tại thời điểm ký hợp đồng hoặc trước khi thanh toán.

Có thể xem thêm bài trạng thái 00 – NNT đã được cấp mã số thuế để phân biệt thông tin chi tiết bên trong trạng thái này.

Trạng thái 02 – đã chuyển cơ quan thuế quản lý

Trạng thái này thường xuất hiện khi việc thay đổi thông tin đăng ký làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Kế toán cần theo dõi thông báo chuyển địa điểm, tình trạng tiếp nhận của cơ quan thuế nơi đến và bảo đảm hồ sơ khai thuế tiếp theo được thực hiện đúng cơ quan, đúng thời điểm theo thông tin quản lý mới.

Trạng thái 03 – ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt MST

Nếu chính doanh nghiệp đang ở trạng thái 03, kế toán cần rà soát hồ sơ khai thuế còn thiếu, nghĩa vụ thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt nếu có, tình trạng hóa đơn và hồ sơ cần hoàn thành để tiến tới chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Nếu nhà cung cấp đang ở trạng thái 03, không nên tiếp tục ký giao dịch mới theo thói quen. Với hóa đơn đã nhận trước đó, cần kiểm tra thời điểm phát sinh giao dịch, tình trạng của nhà cung cấp tại ngày lập hóa đơn và bộ chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế đã được cung cấp.

Trạng thái 05 – tạm ngừng hoạt động, kinh doanh

Doanh nghiệp tạm ngừng không có nghĩa các nghĩa vụ hình thành trước ngày tạm ngừng tự động biến mất. Kế toán cần theo dõi nợ thuế, hồ sơ còn tồn, công nợ phải thu – phải trả và các nghĩa vụ phải hoàn thành theo trường hợp cụ thể. Việc sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng phải đối chiếu quy định về hóa đơn điện tử đang áp dụng, không nên tiếp tục xuất hóa đơn theo quy trình hoạt động bình thường khi chưa xác định đủ điều kiện.

Trạng thái 06 – không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Đây là trạng thái rủi ro cao đối với cả chính doanh nghiệp và bên mua hàng. Khi cơ quan thuế đã ban hành thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp ở trạng thái này bị hạn chế sử dụng mã số thuế và hóa đơn theo quy định áp dụng từ thời điểm thông báo.

Vì vậy, nếu phát hiện nhà cung cấp hiện ở trạng thái 06, kế toán phải xác định chính xác ngày cơ quan thuế ban hành thông báo. Hóa đơn lập sau thời điểm nhà cung cấp không còn được sử dụng hóa đơn có mức rủi ro đặc biệt cao. Đối với hóa đơn lập trước thời điểm đó, vẫn cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, giao dịch thực tế và đầy đủ chứng từ thay vì tự động kết luận chỉ dựa trên trạng thái tra cứu hiện tại.

Trạng thái 09 – chờ xác minh tình trạng hoạt động tại địa chỉ đăng ký

Trạng thái 09 là tín hiệu cảnh báo mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Nếu chính doanh nghiệp chuyển sang 09, cần kiểm tra ngay thông báo của cơ quan thuế, hồ sơ khai thuế còn thiếu và yêu cầu giải trình. Doanh nghiệp có thể phải cung cấp thông tin, tài liệu để chứng minh đang thực tế hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Nếu một nhà cung cấp mới ở trạng thái 09, kế toán nên tạm nâng mức kiểm soát giao dịch: xác minh địa chỉ, người liên hệ, hợp đồng, năng lực cung cấp và tình trạng hóa đơn trước khi ứng trước hoặc ký hợp đồng giá trị lớn.

Nhà cung cấp chuyển trạng thái 06 thì hóa đơn đầu vào xử lý thế nào?

Sai lầm phổ biến là thấy nhà cung cấp đang ở trạng thái 06 tại ngày quyết toán và lập tức kết luận toàn bộ hóa đơn trước đây không được chấp nhận. Cách rà soát an toàn hơn là kiểm tra theo trình tự thời gian.

+ Bước 1: Xác định ngày lập hóa đơn và ngày hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được hoàn thành.

+ Bước 2: Xác định ngày cơ quan thuế ban hành thông báo người bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

+ Bước 3: Đối chiếu hóa đơn điện tử, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao hàng hoặc nghiệm thu, tài liệu bàn giao và chứng từ thanh toán.

+ Bước 4: Kiểm tra khả năng chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã thực tế phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Bước 5: Với hồ sơ có dấu hiệu bất thường về thời điểm, chứng từ hoặc người bán, nên tách riêng để đánh giá rủi ro trước khi kê khai hoặc chốt quyết toán.

Ví dụ thực tế: Công ty A thuê Công ty B chạy quảng cáo từ tháng 3 đến tháng 5. B xuất hóa đơn và Công ty A thanh toán trong tháng 5. Đến tháng 10, B bị cập nhật trạng thái 06. Khi rà soát, kế toán A cần kiểm tra ngày thông báo trạng thái 06, hợp đồng, kế hoạch quảng cáo, báo cáo kết quả, tài khoản quảng cáo, file bàn giao và chứng từ thanh toán. Nếu giao dịch thực tế phát sinh trước thời điểm bất thường và hồ sơ đầy đủ thì việc đánh giá không thể chỉ dựa vào trạng thái của B tại tháng 10. Ngược lại, nếu hóa đơn được lập sau ngày B đã bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì rủi ro cao hơn rất nhiều và cần xử lý riêng.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Cách tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp

Kế toán nên đối chiếu ít nhất hai nhóm thông tin khi kiểm tra nhà cung cấp.

+ Thông tin quản lý thuế: kiểm tra mã số thuế, trạng thái người nộp thuế và thông tin do cơ quan thuế công khai.

+ Thông tin đăng ký kinh doanh: kiểm tra tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện, tình trạng pháp lý và các thay đổi đăng ký có liên quan.

Với nhà cung cấp mới, hợp đồng giá trị lớn hoặc khoản chi có tính chất bất thường, nên lưu ảnh hoặc file kết quả tra cứu cùng hồ sơ mua hàng. Việc này giúp doanh nghiệp chứng minh đã thực hiện bước kiểm soát đối tác tại thời điểm giao dịch thay vì chỉ tra cứu lại khi quyết toán.

Checklist kiểm tra nhà cung cấp trước khi hạch toán

+ Tra cứu mã số thuế tại thời điểm ký hợp đồng hoặc bắt đầu giao dịch với nhà cung cấp mới.

+ Kiểm tra lại trạng thái tại ngày nhận hóa đơn nếu giao dịch có giá trị lớn hoặc kéo dài nhiều tháng.

+ Đối chiếu tên, mã số thuế và địa chỉ trên hóa đơn với hồ sơ pháp lý của nhà cung cấp.

+ Lưu hợp đồng, báo giá hoặc đơn đặt hàng và tài liệu thể hiện nội dung giao dịch.

+ Lưu phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, bảng đối chiếu khối lượng hoặc tài liệu bàn giao tùy loại giao dịch.

+ Kiểm tra chứng từ thanh toán và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định áp dụng cho khoản mua vào.

+ Nếu đối tác ở trạng thái 03, 06 hoặc 09, lưu thêm bằng chứng xác minh và trình tự đánh giá rủi ro của kế toán.

Sai sót thường gặp và rủi ro thuế cần tránh

+ Chỉ kiểm tra trạng thái mã số thuế vào cuối năm mà không lưu trạng thái tại thời điểm giao dịch.

+ Đồng nhất việc có hóa đơn với việc khoản chi chắc chắn đáp ứng điều kiện thuế. Hóa đơn chỉ là một thành phần của bộ hồ sơ và vẫn phải gắn với giao dịch thực tế cùng các điều kiện chứng từ liên quan.

+ Thấy đối tác hiện ở trạng thái 06 rồi tự động loại toàn bộ hóa đơn cũ mà không kiểm tra ngày cơ quan thuế ban hành thông báo.

+ Bỏ qua trạng thái 09 dù đây có thể là giai đoạn doanh nghiệp đang được cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc xác minh địa chỉ.

+ Không rà soát nghĩa vụ còn tồn trước khi tạm ngừng, giải thể hoặc thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Câu hỏi thường gặp về trạng thái mã số thuế

Trạng thái mã số thuế nào rủi ro nhất khi nhận hóa đơn?

Với kiểm soát nhà cung cấp, trạng thái 03 và 06 cần được ưu tiên rà soát. Trạng thái 09 cũng đáng chú ý vì người nộp thuế đang trong quá trình được xác minh tình trạng hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Tuy nhiên, mức độ rủi ro của một hóa đơn cụ thể còn phụ thuộc vào thời điểm lập hóa đơn, tình trạng người bán tại thời điểm đó và hồ sơ chứng minh giao dịch.

Nhà cung cấp hiện ở trạng thái 06 thì hóa đơn cũ có tự động bị loại không?

Không nên kết luận chỉ từ trạng thái hiện tại. Kế toán phải đối chiếu ngày lập hóa đơn với ngày cơ quan thuế thông báo người bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, đồng thời kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, tính thực tế của giao dịch, chứng từ thanh toán và các điều kiện thuế liên quan.

Trạng thái 09 khác trạng thái 06 thế nào?

Trạng thái 09 là giai đoạn chờ cơ quan thuế xác minh tình trạng hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Trạng thái 06 thể hiện cơ quan thuế đã xác định và thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp đang ở trạng thái 09 nên xử lý yêu cầu giải trình và hồ sơ liên quan càng sớm càng tốt.

Doanh nghiệp tạm ngừng có được tiếp tục xuất hóa đơn không?

Không nên áp dụng một câu trả lời chung cho mọi tình huống. Trạng thái tạm ngừng thuộc nhóm phải kiểm soát việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Trước khi lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp cần xác định bản chất nghiệp vụ, thời điểm phát sinh và trường hợp pháp luật cho phép áp dụng.

Bao lâu nên kiểm tra trạng thái mã số thuế của nhà cung cấp?

Không nhất thiết phải kiểm tra thủ công mọi nhà cung cấp mỗi ngày. Doanh nghiệp SME nên ưu tiên kiểm tra khi mở mã nhà cung cấp mới, trước khoản ứng trước lớn, khi phát sinh hóa đơn giá trị lớn, trước kỳ quyết toán và khi xuất hiện dấu hiệu bất thường về hóa đơn, địa chỉ hoặc người đại diện.

Kết luận

Hiểu đúng trạng thái mã số thuế giúp kế toán chuyển từ việc “tra cứu cho biết” sang kiểm soát rủi ro thực tế. Giá trị lớn nhất không nằm ở việc nhớ từng mã 00, 03, 05 hay 06, mà ở khả năng xác định đúng thời điểm trạng thái phát sinh, ảnh hưởng của trạng thái đó đến hóa đơn và bộ hồ sơ cần có để chứng minh giao dịch.

Đối với doanh nghiệp SME, nên xây dựng quy trình kiểm tra nhà cung cấp theo mức độ rủi ro và lưu bằng chứng tra cứu cùng hồ sơ kế toán. Các trường hợp đối tác ở trạng thái 03, 06 hoặc 09 nên được tách riêng để rà soát trước khi kê khai, thanh toán số tiền lớn hoặc chốt hồ sơ quyết toán.

Nếu doanh nghiệp đang có hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp trạng thái bất thường, đang xử lý tạm ngừng, giải thể hoặc cần đánh giá hồ sơ trước kỳ quyết toán, ANTA có thể hỗ trợ rà soát theo từng hóa đơn, thời điểm giao dịch và bộ chứng từ thực tế thay vì chỉ đánh giá dựa trên tên trạng thái mã số thuế.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Bài viết cùng chủ đề