Hướng dẫn hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Hạch toán TK 111 112 là ghi nhận đúng từng khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo chứng từ thực tế, đối chiếu thường xuyên để không âm quỹ, không lệch sao kê và không sai báo cáo tài chính. Kế toán SME đọc bài này để lập bút toán thu, chi, rút tiền, nộp tiền, thanh toán và xử lý chênh lệch cuối kỳ. Làm sai dễ kéo theo rủi ro thuế GTGT, thiếu chứng từ kế toán, sai lợi nhuận hoặc sai số dư tiền trên BCĐKT. Điểm cần kiểm soát là: tiền vào ra phải có chứng từ, có ký duyệt và khớp ngày giao dịch.

Nguyên tắc & bút toán hạch toán TK 111 (tiền mặt)

1.1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt theo TT133/TT200

Theo TT133/2016/TT-BTC cho SME và TT99/2025/TT-BTC thay chế độ TT200 từ năm tài chính 2026, TK 111 phản ánh tiền mặt thực có tại quỹ. Thu, chi phải căn cứ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng, bảng kê và chữ ký người có trách nhiệm. Không để số dư âm quỹ; ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu, chi.

1.2. Bút toán mẫu TK 111 (Nợ/Có + diễn giải + tác động BCTC)

+ Rút tiền ngân hàng nhập quỹ: Nợ 111/Có 112; BCĐKT chỉ đổi cơ cấu tiền.

+ Thu bán hàng tiền mặt có GTGT: Nợ 111/Có 511, Có 3331; KQKD tăng doanh thu, thuế GTGT phải nộp tăng.

+ Chi tạm ứng: Nợ 141/Có 111. Chi phí bán hàng, quản lý, sản xuất: Nợ 641/642/627/Có 111; lợi nhuận giảm nếu đủ điều kiện ghi chi phí.

Tiêu chí	Xử lý đúng	Xử lý sai
Thu tiền	Có phiếu thu, hóa đơn	Thu nhưng bỏ ngoài sổ
Chi tiền	Có duyệt chi, chứng từ	Chi thiếu hóa đơn

1.3. Kiểm kê quỹ & xử lý chênh lệch tồn quỹ

Cuối tháng nên kiểm kê quỹ, đối chiếu tiền thực tế với sổ 111. Thiếu quỹ chưa rõ nguyên nhân: Nợ 1388/Có 111. Thừa quỹ chưa rõ nguyên nhân: Nợ 111/Có 3388. Khi tìm được nguyên nhân, kế toán kết chuyển về cá nhân bồi thường, thu nhập khác hoặc chi phí phù hợp.

Nguyên tắc & bút toán hạch toán TK 112 (tiền gửi ngân hàng)

2.1. Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng & chứng từ gốc

TK 112 phản ánh tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc hoặc tổ chức tín dụng. Mỗi tài khoản ngân hàng, từng loại tiền VNĐ hoặc ngoại tệ phải mở sổ chi tiết riêng. Chứng từ gốc gồm sao kê, giấy báo Nợ, giấy báo Có, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc, hợp đồng và hóa đơn liên quan. Sổ 112 phải đối chiếu với sao kê cuối tháng.

2.2. Bút toán mẫu TK 112 (Nợ/Có + diễn giải + tác động BCTC)

+ Khách hàng chuyển khoản trả nợ: Nợ 112/Có 131; BCĐKT tăng tiền gửi, giảm phải thu.

+ Trả nợ nhà cung cấp: Nợ 331/Có 112; giảm phải trả và giảm tiền gửi.

+ Nộp thuế qua ngân hàng: Nợ 333/Có 112. Nộp tiền mặt vào ngân hàng: Nợ 112/Có 111; chỉ chuyển dịch giữa hai khoản mục tiền trên BCĐKT.

2.3. Ngoại tệ TK 112 & chênh lệch tỷ giá (413/515/635)

Với TK 1122, bên Nợ thường ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế; bên Có có thể áp dụng tỷ giá bình quân gia quyền theo chính sách nhất quán. Cuối kỳ đánh giá lại ngoại tệ: tỷ giá tăng ghi tăng giá trị tiền gửi và Có 413 hoặc Có 515 theo quy định áp dụng; tỷ giá giảm ghi Nợ 413 hoặc Nợ 635, Có 1122.

Rủi ro thường gặp, sai sót hạch toán & checklist quyết toán TK 111–112

3.1. Sai sót thường gặp khi hạch toán 111/112

Sai sót phổ biến của SME là để tồn quỹ âm TK 111, ghi rút tiền ngân hàng nhưng thiếu giấy báo, thu tiền mặt không kê khai GTGT, hoặc chuyển khoản trả nợ thiếu ủy nhiệm chi. Cách sửa là rà soát dòng tiền theo ngày, bổ sung chứng từ hợp lệ, lập biên bản điều chỉnh và đối chiếu lại sổ quỹ, sổ ngân hàng trước khi khóa sổ.

3.2. Checklist hồ sơ chứng từ quyết toán TK 111 & TK 112

+ TK 111: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng, bảng kê, biên bản kiểm kê quỹ.

+ TK 112: sao kê, giấy báo Nợ/Có, ủy nhiệm chi/thu, séc, hợp đồng, hóa đơn liên quan.

– Yêu cầu kiểm tra: chứng từ có ký rõ, ngày giao dịch khớp hóa đơn, số tiền khớp sổ chi tiết và không để 1388/3388 treo kéo dài.

3.3. Mini case SME: thu bán hàng tiền mặt + trả nợ chuyển khoản + chênh lệch quỹ

DN thương mại Hà Nội thu 22.000.000 đồng tiền mặt, GTGT 10%: Nợ 111 22.000.000/Có 511 20.000.000/Có 3331 2.000.000. Trả nợ chuyển khoản 15.000.000 đồng: Nợ 331/Có 112. Kiểm kê thừa quỹ 500.000 đồng chưa rõ nguyên nhân: Nợ 111/Có 3388; sáng hôm sau xác định do thu thiếu phiếu thì lập bổ sung phiếu thu và điều chỉnh đúng nghiệp vụ.

FAQ

Q1: Rút tiền ngân hàng về quỹ tiền mặt hạch toán gì?

A1: Hạch toán Nợ TK 111/Có TK 112. Hồ sơ cần giấy báo Nợ hoặc sao kê ngân hàng, kèm phiếu thu quỹ có đầy đủ chữ ký.

Q2: Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng bút toán nào?

A2: Ghi Nợ TK 112/Có TK 111. Chứng từ gồm phiếu chi tiền mặt và giấy báo Có hoặc sao kê thể hiện ngân hàng đã nhận tiền.

Q3: Thu bán hàng tiền mặt có GTGT hạch toán như thế nào?

A3: Ghi Nợ 111/Có 511, Có 3331. Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT đúng kỳ phát sinh.

Q4: Quyết toán tài khoản 112 cần chứng từ gì để tránh rủi ro thuế?

A4: Cần sao kê, giấy báo Nợ/Có, ủy nhiệm chi/thu, hợp đồng và hóa đơn liên quan. Nên đối chiếu hàng tháng giữa sổ 112 và sao kê ngân hàng.

Khi làm kế toán tiền, nguyên tắc quan trọng nhất là tiền thực tế, chứng từ và sổ kế toán phải khớp nhau. TK 111 cần kiểm soát tồn quỹ, phiếu thu chi và kiểm kê; TK 112 cần bám sát sao kê ngân hàng, từng tài khoản và từng loại tiền. Với giao dịch ngoại tệ, phải thống nhất chính sách tỷ giá và đánh giá lại cuối kỳ theo chuẩn mực kế toán áp dụng. Doanh nghiệp SME nên rà soát quy trình phê duyệt thu chi, lưu hồ sơ quyết toán và xem thêm hướng dẫn kế toán liên quan để giảm rủi ro thuế, kiểm toán và BCTC.

Bài viết cùng chủ đề