Quản lý bệnh nghề nghiệp theo Thông tư mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Hướng dẫn quản lý bệnh nghề nghiệp là hệ thống quy trình chuẩn hóa giúp doanh nghiệp thực thi hiệu quả ba công tác trọng tâm: khám sức khỏe tuyển dụng, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp và lập báo cáo thống kê định kỳ. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hồ sơ pháp lý khi thanh tra An toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ) mà còn đảm bảo đầy đủ căn cứ giải quyết chế độ BHXH và tính hợp lệ của chi phí tài chính. Các sai lầm phổ biến cần lưu ý bao gồm: xác định sai đối tượng thăm khám, sử dụng kết quả quan trắc môi trường lao động hết hạn và chậm trễ trong việc hoàn thiện hồ sơ.

1. Xác định đúng loại khám và điều kiện thực hiện

1.1 Cơ sở được khám và nguyên tắc tổ chức

Ưu tiên chọn cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có phạm vi hoạt động chuyên môn về khám bệnh, chữa bệnh nghề nghiệp và giấy phép hợp lệ; nếu tổ chức khám lưu động phải tuân thủ điều kiện của Luật Khám bệnh, chữa bệnh 15/2023/QH15 và quy định chi tiết tại Nghị định 96/2023/NĐ-CP. Trước khi ký hợp đồng dịch vụ, yêu cầu cơ sở khám cung cấp: giấy phép, danh mục kỹ thuật, quy trình trả kết quả, biểu mẫu sử dụng theo phụ lục của Thông tư mới (hiệu lực 15/02/2026, thay thế TT28/2016/TT-BYT).

1.2 Bảng so sánh để tránh nhầm “khám trước bố trí” và “khám phát hiện”

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Mục tiêu	Đánh giá phù hợp sức khỏe trước khi bố trí vào vị trí có yếu tố có hại	Phát hiện bệnh nghề nghiệp sau thời gian tiếp xúc yếu tố nguy cơ
Hồ sơ trọng tâm	Giấy giới thiệu + Phiếu khám trước bố trí theo mẫu	Phiếu/Sổ khám + kết quả quan trắc/đánh giá tiếp xúc còn hiệu lực

Mẹo vận hành: lập danh sách NLĐ theo từng “nhóm yếu tố có hại” (bụi, ồn, rung, hóa chất…) để cơ sở khám chỉ định chuyên khoa và cận lâm sàng đúng trọng điểm, tránh tốn chi phí nhưng thiếu nội dung cần thiết.

2. Checklist hồ sơ và quy trình khám trước khi bố trí làm việc

2.1 Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Chuẩn bị tối thiểu 2 nhóm giấy tờ: (1) giấy giới thiệu/danh sách NLĐ, ghi rõ nghề, công việc dự kiến, yếu tố có hại tại vị trí; (2) phiếu khám theo mẫu. Nếu NLĐ đã có giấy khám sức khỏe còn thời hạn theo Thông tư 32/2023/TT-BYT, doanh nghiệp vẫn phải tổ chức khám chuyên khoa phù hợp yếu tố có hại tại vị trí mới. Lưu bản scan có ký/đóng dấu để quản trị hồ sơ và phục vụ kiểm tra nội bộ.

2.2 Tình huống minh họa và cách xử lý nhanh

Ví dụ: xưởng cơ khí tuyển 5 thợ mới, làm khu vực hàn cắt (khói hàn, ồn). Cách làm: lập danh sách nêu yếu tố có hại, gửi cơ sở khám nghề nghiệp để chỉ định khám tai-mũi-họng, hô hấp và xét nghiệm/cận lâm sàng theo chỉ định; nhận kết quả và chỉ bố trí khi kết luận đủ điều kiện. Kế toán lưu hợp đồng dịch vụ, bảng kê NLĐ, hóa đơn, phiếu khám để chứng minh chi phí doanh nghiệp hợp lệ.

Gợi ý hạch toán ngắn: Nợ 642 (hoặc 627/154 theo nơi phát sinh) / Có 111,112 khi thanh toán chi phí khám; chi phí làm giảm lợi nhuận trên Báo cáo KQKD, không ghi nhận tài sản. Điều kiện quan trọng là chứng từ đầy đủ và phục vụ hoạt động SXKD.

3. Khám phát hiện bệnh nghề nghiệp: mốc thời gian, hồ sơ và lỗi hay gặp

3.1 Mốc 06 tháng và bộ hồ sơ phải có

Khám phát hiện bệnh nghề nghiệp áp dụng cho NLĐ tiếp xúc yếu tố nguy cơ; thời điểm khám thường là sau 06 tháng kể từ khi tiếp xúc, còn trường hợp nghi ngờ bệnh cấp tính thì thực hiện theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền/NSDLĐ/NLĐ. Hồ sơ cốt lõi gồm: phiếu khám trước bố trí, sổ khám phát hiện, bản sao kết quả quan trắc môi trường lao động/đánh giá tiếp xúc còn hiệu lực; nếu nghi bệnh cấp tính mà chưa kịp đo mức tiếp xúc, cần biên bản xác nhận tiếp xúc theo mẫu.

3.2 Sai sót phổ biến của doanh nghiệp và cách sửa

Ba lỗi hay gặp: thiếu/ quá hạn báo cáo quan trắc; dùng cơ sở khám không có phạm vi nghề nghiệp; và không hoàn chỉnh sổ khám, giấy khám bệnh nghề nghiệp theo mẫu. Cách sửa: chuẩn hóa lịch quan trắc theo vị trí; chốt danh sách nhà cung cấp đủ điều kiện; thiết lập SLA nội bộ để nhận và lưu kết quả đúng hạn (đặc biệt mốc trả kết quả sau đợt khám). Nếu phát hiện mắc bệnh nghề nghiệp, doanh nghiệp cần hoàn chỉnh hồ sơ để giới thiệu NLĐ đi giám định theo quy trình và phối hợp chế độ BHXH theo Luật BHXH 41/2024/QH15. 

+ Checklist lưu hồ sơ: kết quả đợt khám, giấy khám bệnh nghề nghiệp, báo cáo từng trường hợp, chứng từ chi phí và văn bản trao đổi với cơ sở khám.

FAQ

Hỏi: Doanh nghiệp có bắt buộc tổ chức khám trước khi bố trí làm việc không?

Có, với các trường hợp thuộc diện phải khám theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13. Doanh nghiệp nên gắn bước này vào quy trình onboarding để tránh bố trí sai vị trí và phát sinh tranh chấp.

Hỏi: Khám phát hiện bệnh nghề nghiệp lấy mốc 06 tháng từ khi nào?

Thông thường tính từ thời điểm NLĐ bắt đầu tiếp xúc yếu tố có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp tại vị trí làm việc. Nếu nghi ngờ bệnh nghề nghiệp cấp tính, doanh nghiệp có thể đề nghị khám ngay theo quy định của Thông tư mới.

Hỏi: Thiếu kết quả quan trắc môi trường lao động có khám phát hiện được không?

Về thực hành, thiếu quan trắc sẽ khiến hồ sơ không “đủ bộ” và tăng rủi ro bị yêu cầu bổ sung hoặc phải điều tra bệnh nghề nghiệp. Cách an toàn là chủ động quan trắc/đánh giá tiếp xúc đúng kỳ và lưu bản sao hợp lệ còn hiệu lực.

Hỏi: Thông tư nào đang áp dụng cho quản lý bệnh nghề nghiệp?

TT28/2016/TT-BYT đang là văn bản hướng dẫn hiện hành và được công bố trên Cổng TTĐT Chính phủ. Theo nội dung bạn cung cấp, Thông tư mới của Bộ Y tế dự kiến có hiệu lực từ 15/02/2026 và thay thế TT28/2016/TT-BYT; doanh nghiệp nên chuẩn bị chuyển đổi biểu mẫu và quy trình lưu hồ sơ.

Kết luận: Doanh nghiệp muốn quản lý bệnh nghề nghiệp “đúng – đủ – dễ kiểm tra” hãy chốt 3 điểm: chọn đúng cơ sở khám nghề nghiệp, chuẩn hóa hồ sơ theo mẫu và kiểm soát mốc thời gian (đặc biệt khám phát hiện sau 06 tháng và hoàn tất trả kết quả). Đồng thời, kế toán cần thiết lập bộ chứng từ chi phí khám sức khỏe gắn với quy trình nội bộ để hạch toán nhất quán và bảo vệ chi phí khi quyết toán/kiểm tra. Khi có ca nghi ngờ hoặc phát sinh điều tra, phối hợp nhân sự–ATVSLĐ để thu thập quan trắc, biên bản và hồ sơ điều trị ngay từ đầu, tránh thiếu dữ liệu về sau. Khuyến nghị rà soát quy trình nội bộ định kỳ và cập nhật văn bản hướng dẫn mới để tuân thủ.