Cách xử lý khi mua phải hóa đơn công ty ma

Cách xử lý mua phải hóa đơn công ty ma là dừng kê khai khấu trừ ngay, kiểm tra lại tình trạng mã số thuế bên bán, lập hồ sơ nội bộ và khai bổ sung thuế trước khi cơ quan thuế thanh tra. Bài này giúp kế toán SME nhận diện hóa đơn rủi ro, biết phải giữ chứng từ nào và hạch toán ra sao để giảm thiệt hại. Nếu xử lý chậm, doanh nghiệp có thể bị loại thuế GTGT đầu vào, loại chi phí khi quyết toán TNDN, bị buộc hủy hóa đơn đã dùng và còn có rủi ro xử phạt hành chính nếu bị xác định là sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Cách xử lý mua phải hóa đơn công ty ma

Nhận biết hóa đơn ma

Dấu hiệu dễ thấy là bên bán có mã số thuế không còn hoạt động, địa chỉ không tồn tại, người đại diện khó liên hệ hoặc ngày lập hóa đơn rơi vào thời điểm cơ quan thuế đã xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Với giao dịch từ 10 triệu đồng trở lên, kế toán nên tra cứu trạng thái NNT trên cổng tra cứu của cơ quan thuế trước khi thanh toán để giảm rủi ro nhận hóa đơn không hợp pháp.

Rủi ro pháp lý

NĐ123/2020 quy định việc dùng hóa đơn mua hàng có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. NĐ125/2020 hiện đang quy định mức phạt từ 20 đến 50 triệu đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chưa kể doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế và điều chỉnh giảm chi phí được trừ.

Quy trình 5 bước xử lý

Bước 1: Dừng kê khai và tạm ngưng thanh toán phần còn lại nếu chưa trả hết.

Bước 2: Tra lại MST và hồ sơ giao dịch thực tế.

Bước 3: Lập biên bản nội bộ, làm việc với nhà cung cấp nếu còn liên hệ được.

Bước 4: Khai bổ sung thuế và điều chỉnh chi phí.

Bước 5: Lưu hồ sơ giải trình đầy đủ vì sai sót phổ biến của SME là chỉ hủy hóa đơn nhưng không xử lý tờ khai đã nộp.

Xem thêm: Tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp

Hồ sơ & kê khai xử lý hóa đơn ma

Kê khai 02/GTGT + chứng từ thay thế

Trong thực tế hiện hành, khi phát hiện sai hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp khai bổ sung hồ sơ thuế bằng mẫu 01/KHBS theo Thông tư 80, không nên giữ cách gọi cũ rồi nộp sai biểu mẫu. Hồ sơ kèm theo nên có hợp đồng, biên bản giao nhận, sao kê chuyển khoản, biên bản làm việc với nhà cung cấp và tài liệu chứng minh hàng hóa có thật nếu doanh nghiệp muốn bảo vệ phần chi phí hợp lý.

Các bước kê khai (4 bước)

Bước 1: Lập biên bản nội bộ xác định hóa đơn rủi ro và thời điểm phát hiện.

Bước 2: Khai bổ sung GTGT, giảm số thuế đầu vào đã khấu trừ nếu trước đó đã kê khai.

Bước 3: Rà lại tờ khai TNDN để loại phần chi phí không đủ điều kiện hoặc chuẩn bị hồ sơ chứng minh giao dịch thật.

Bước 4: Lưu toàn bộ hồ sơ theo cùng một bộ để xuất trình ngay khi thanh tra.

Checklist SME

Checklist này giúp SME biết trọng tâm không nằm ở một hóa đơn riêng lẻ mà ở khả năng chứng minh giao dịch thực tế và xử lý thuế kịp thời.

Kế toán & tác động hóa đơn công ty ma

Bút toán mẫu (TT133 SME)

Với SME theo TT133, nếu hàng hóa có thật nhưng thuế GTGT đầu vào không còn đủ điều kiện khấu trừ, kế toán thường điều chỉnh phần thuế đó vào giá vốn hoặc chi phí bằng bút toán Nợ 156, 211 hoặc 642/Có 1331. Nếu xác định giao dịch không có thật hoặc không còn thu hồi được khoản đã chi, phần tổn thất thường phải theo dõi vào 811 để tách riêng khỏi chi phí hoạt động thông thường.

Tác động BCTC & thuế

Tác động rõ nhất là thuế GTGT đầu vào bị giảm, chi phí hoặc nguyên giá tài sản có thể tăng và lợi nhuận giảm trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Về thuế, doanh nghiệp không nên mặc định toàn bộ giá trị mua vào sẽ được trừ cho TNDN; cơ quan thuế sẽ nhìn vào chứng từ giao nhận, thanh toán và thực tế hàng hóa để quyết định chấp nhận hay loại chi phí.

Sai sót thường gặp

Mini case: SME thương mại mua lô hàng 100 triệu đồng, đã nhận hàng nhưng sau đó phát hiện bên bán ở trạng thái rủi ro. Nếu kế toán chỉ hủy hóa đơn mà không điều chỉnh GTGT đầu vào và không gom chứng từ nhận hàng, doanh nghiệp vừa mất quyền khấu trừ vừa khó bảo vệ giá vốn khi quyết toán. Cách sửa là tách ngay phần thuế đầu vào, lưu chứng từ hàng hóa thật và chủ động khai bổ sung trước khi bị kiểm tra.

FAQ

Mua phải hóa đơn công ty ma có bị phạt ngay 20 đến 50 triệu không?

Mức phạt này đang áp dụng cho hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Việc xử phạt cụ thể còn phụ thuộc kết luận của cơ quan thuế và hồ sơ giải trình của doanh nghiệp.

Phát hiện sai thì khai mẫu nào?

Hiện hành doanh nghiệp khai bổ sung bằng 01/KHBS theo Thông tư 80. Không nên dùng cách gọi cũ rồi nộp sai biểu mẫu khi điều chỉnh GTGT.

Có thể giữ chi phí TNDN nếu hàng hóa mua vào là thật không?

Có khả năng, nhưng chỉ khi doanh nghiệp chứng minh được giao dịch thực tế bằng hợp đồng, giao nhận, thanh toán và hồ sơ liên quan. Hóa đơn rủi ro không tự động làm giao dịch thật biến mất, nhưng gánh nặng chứng minh sẽ nặng hơn nhiều.

Phòng ngừa tốt nhất trước khi mua hàng là gì?

Tra cứu MST và trạng thái hoạt động của bên bán trên cổng tra cứu của cơ quan thuế, nhất là với giao dịch giá trị lớn. Đồng thời giữ quy trình kiểm tra người bán, địa chỉ và chuyển khoản thanh toán ngay từ đầu.

Kết luận

Cách xử lý mua phải hóa đơn công ty ma không nên dừng ở việc hủy chứng từ, mà phải đi tiếp đến bước khai bổ sung, điều chỉnh hạch toán và gom đủ bộ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế. Với SME, ba việc quan trọng nhất là tra cứu MST trước giao dịch, xử lý ngay phần GTGT đầu vào khi phát hiện rủi ro và tách riêng khoản tổn thất trên sổ kế toán. Sau cùng, nên rà soát quy trình mua hàng, phê duyệt nhà cung cấp và lưu chứng từ thanh toán để giảm nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế về sau.

Bài viết cùng chủ đề