Quyết toán thuế là gì? Đối tượng nào cần quyết toán thuế
Quyết toán thuế là gì? Đối tượng nào cần quyết toán thuế là việc cá nhân, doanh nghiệp chốt số thuế phải nộp, nộp thêm, bù trừ hoặc hoàn sau kỳ tính thuế. Kế toán đọc bài này để xác định đúng ai phải làm, hồ sơ cần chuẩn bị và thời hạn năm tài chính 2025. Nếu làm sai, SME dễ bị phạt chậm nộp, bị loại chi phí, sai chứng từ khấu trừ TNCN hoặc lệch bút toán thuế TNDN trên báo cáo tài chính. Tình huống hay gặp là doanh nghiệp nhỏ có nhân sự làm hai nơi, hóa đơn thiếu điều kiện nhưng vẫn đưa vào chi phí cuối năm.
Quyết toán thuế là gì? Quy định pháp luật cơ bản
Khái niệm quyết toán thuế theo Luật Quản lý thuế
Về thực hành, quyết toán thuế là bước đối chiếu giữa số đã kê khai, đã tạm nộp, đã khấu trừ với nghĩa vụ thuế cuối cùng. Căn cứ chính gồm Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC; mẫu biểu có thể được cập nhật bởi văn bản sửa đổi hiện hành.
Phân biệt quyết toán thuế TNCN và TNDN
| Tiêu chí | Trường hợp A | Trường hợp B |
| Loại thuế | TNCN: thu nhập, giảm trừ, khấu trừ | TNDN: doanh thu, chi phí, lợi nhuận chịu thuế |
| Tác động | Cá nhân nộp thêm hoặc hoàn thuế | Ảnh hưởng KQKD, BCĐKT và dòng tiền |
Thời điểm và thời hạn quyết toán thuế 2025–2026
Quy trình nên chốt trước khi lập BCTC: khóa sổ lương, đối chiếu 3335, 3334, rà soát hóa đơn và lập danh sách cá nhân phải tự quyết toán. Hồ sơ TNDN thường nộp chậm nhất ngày cuối tháng thứ ba sau năm tài chính; cá nhân tự quyết toán TNCN thường theo hạn cuối tháng thứ tư sau năm dương lịch.
Đối tượng nào cần quyết toán thuế? (TNCN và TNDN)
Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN
Cá nhân cư trú có tiền lương, tiền công phải quyết toán khi có số thuế phải nộp thêm hoặc đề nghị hoàn, bù trừ. Người có thu nhập tại một nơi đủ điều kiện có thể ủy quyền; người có nhiều nguồn thu cần kiểm tra điều kiện riêng theo điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
5 nhóm cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế
5 nhóm nên tự rà soát: làm từ hai nơi trở lên không đủ điều kiện ủy quyền; người nước ngoài kết thúc hợp đồng; cá nhân nhận thu nhập từ nước ngoài chưa khấu trừ; cá nhân thay đổi tình trạng cư trú; người thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, tai nạn, bệnh hiểm nghèo. Nếu số thuế nộp thêm nhỏ theo ngưỡng miễn hoặc không yêu cầu hoàn, kế toán cần kiểm tra hướng dẫn năm nộp.
Đối tượng phải quyết toán thuế TNDN
Với TNDN, doanh nghiệp, hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp có hoạt động kinh doanh và tổ chức nước ngoài có thu nhập tại Việt Nam phải quyết toán khi phát sinh nghĩa vụ. Kế toán SME nên lập checklist từ tháng 12 để không sót doanh thu chưa xuất hóa đơn, chi phí chưa đủ hồ sơ hoặc khoản tạm nộp chưa đối chiếu.
Hồ sơ, biểu mẫu và quy trình quyết toán thuế thực tế
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN – mẫu 02/QTT-TNCN và chứng từ kèm theo
Hồ sơ TNCN thường gồm mẫu 02/QTT-TNCN cho cá nhân, chứng từ khấu trừ, bảng lương, hợp đồng lao động, đăng ký người phụ thuộc và chứng từ bảo hiểm bắt buộc. Mẫu 02/QTT-TNCN được ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và đã có nội dung sửa đổi bởi văn bản mới, nên cần dùng đúng phiên bản trên hệ thống khai thuế.
Hồ sơ quyết toán thuế TNDN – mẫu 03/TNDN và chứng từ kế toán
Hồ sơ TNDN gồm mẫu 03/TNDN, BCTC năm, sổ cái, sổ chi tiết, hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán không tiền mặt khi bắt buộc, bảng khấu hao và phân bổ. Sai sót phổ biến của SME là đưa chi phí tiếp khách, lương chủ doanh nghiệp, hóa đơn thiếu thanh toán vào chi phí được trừ; cách sửa là phân loại lại, điều chỉnh tờ khai và lưu thuyết minh.
Quy trình quyết toán thuế từ A–Z cho kế toán SME
Mini case: công ty thương mại phát hiện còn 20 triệu thuế TNDN phải nộp sau khi loại chi phí. Hạch toán Nợ 821/Có 3334; khi nộp tiền: Nợ 3334/Có 112. KQKD tăng chi phí thuế, BCĐKT giảm tiền và giảm khoản phải nộp ngân sách.
FAQ
Q1: Quyết toán thuế là gì? A1: Là thủ tục chốt nghĩa vụ thuế cuối kỳ sau khi đã tạm nộp hoặc khấu trừ. Kết quả có thể là nộp thêm, hoàn hoặc bù trừ kỳ sau.
Q2: Ai phải tự quyết toán thuế TNCN? A2: Thường là cá nhân không đủ điều kiện ủy quyền, có thu nhập nhiều nơi, thu nhập từ nước ngoài hoặc cần hoàn thuế. Người nước ngoài kết thúc hợp đồng tại Việt Nam cũng phải chú ý trước khi xuất cảnh.
Q3: Thời hạn quyết toán thuế 2025 là khi nào? A3: Hồ sơ TNDN nộp chậm nhất ngày cuối tháng thứ ba sau năm tài chính. Cá nhân tự quyết toán TNCN thường theo hạn cuối tháng thứ tư sau năm dương lịch.
Q4: Hồ sơ quyết toán thuế cần gì? A4: TNCN cần tờ khai, chứng từ khấu trừ, bảng lương và hồ sơ giảm trừ. TNDN cần tờ khai, BCTC, sổ kế toán, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán.
Để quyết toán an toàn, kế toán SME nên bắt đầu bằng việc đối chiếu thuế đã kê khai với sổ kế toán, sau đó rà từng khoản thu nhập, chi phí, giảm trừ và chứng từ gốc. Không nên chờ sát hạn mới gom hồ sơ, vì lỗi thường nằm ở hóa đơn, bảng lương, người phụ thuộc và thanh toán. Khi phát hiện sai, cần điều chỉnh trước khi nộp hoặc trước khi cơ quan thuế kiểm tra. Doanh nghiệp nên ban hành checklist nội bộ, phân quyền lưu trữ chứng từ và cập nhật hướng dẫn liên quan về TNCN, TNDN, BCTC hằng năm để tuân thủ quy định.
Bài viết cùng chủ đề
