Thanh lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp 2026: Hồ sơ, hóa đơn, bút toán và rủi ro thuế

Thanh lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp 2026: Cách xử lý đúng từ hồ sơ đến thuế

Khi giải thể doanh nghiệp, tài sản còn trên sổ không thể để “treo” mà không có phương án xử lý. Nếu doanh nghiệp bán tài sản thì phải rà soát nghĩa vụ lập hóa đơn, thuế GTGT, thuế TNDN và ghi giảm tài sản trên sổ kế toán. Nếu tài sản hư hỏng phải tiêu hủy thì cần hồ sơ chứng minh riêng. Sau khi thanh toán hết các khoản nợ, Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp là một trong các tài liệu thuộc hồ sơ đăng ký giải thể cuối cùng.

Điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026 là không được mặc định mọi tài sản thanh lý đều chịu VAT 10%. Chính sách giảm 2% thuế GTGT đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện đang được áp dụng đến hết ngày 31/12/2026. Vì vậy, trước khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản, doanh nghiệp cần xác định đúng loại tài sản và điều kiện áp dụng thuế suất.

1. Khi giải thể doanh nghiệp phải xử lý tài sản như thế nào?

Thanh lý tài sản khi giải thể không chỉ có nghĩa là bán máy móc. Doanh nghiệp trước hết phải kiểm kê toàn bộ tài sản còn tồn tại thực tế và đang ghi nhận trên sổ, sau đó lựa chọn phương án phù hợp như bán, chuyển nhượng, thu hồi phế liệu hoặc tiêu hủy. Cách xử lý và bộ chứng từ sẽ khác nhau tùy bản chất từng trường hợp.

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Phương án	Tài sản còn giá trị, doanh nghiệp bán hoặc chuyển nhượng	Tài sản hư hỏng, mất phẩm chất, không còn giá trị sử dụng và phải tiêu hủy
Hóa đơn	Có giao dịch bán tài sản thì phải rà soát nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định hiện hành	Không lập hóa đơn bán tài sản chỉ vì thực hiện tiêu hủy; nếu sau tiêu hủy có bán phế liệu thì giao dịch bán phế liệu phải xử lý hóa đơn riêng
Hồ sơ trọng tâm	Kiểm kê, định giá, quyết định thanh lý, hợp đồng, bàn giao, hóa đơn, chứng từ thu tiền	Kiểm kê, xác nhận hiện trạng, quyết định tiêu hủy, biên bản tiêu hủy và chứng cứ thực hiện
Rủi ro	Bán giá thấp không có căn cứ, sai thuế suất, không ghi giảm tài sản	Sổ còn tài sản nhưng thực tế không còn, thiếu hồ sơ chứng minh nguyên nhân và việc tiêu hủy

Báo cáo thanh lý tài sản có bắt buộc không?

Đối với hồ sơ đăng ký giải thể cuối cùng, doanh nghiệp cần chuẩn bị Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp cùng danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán theo thành phần hồ sơ giải thể. Vì vậy, báo cáo này không nên được xem đơn thuần là tài liệu nội bộ. Kế toán nên lập báo cáo từ dữ liệu kiểm kê, hóa đơn, chứng từ thanh toán và sổ kế toán để bảo đảm số liệu thống nhất.

2. Căn cứ pháp lý cần rà soát khi thanh lý tài sản năm 2026

Khi xử lý tài sản trong năm 2026, doanh nghiệp không nên chỉ tham chiếu một văn bản mà cần đối chiếu đồng thời pháp luật doanh nghiệp, đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn, thuế GTGT, thuế TNDN và chế độ kế toán.

+ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các nội dung sửa đổi, bổ sung hiện hành là căn cứ về tổ chức thanh lý, thanh toán nợ và điều kiện giải thể.

+ Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và các nội dung được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP cần được kiểm tra khi thực hiện thủ tục đăng ký giải thể.

+ Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi quy định về hóa đơn, chứng từ là căn cứ quan trọng khi doanh nghiệp bán tài sản.

+ Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, các văn bản sửa đổi và chính sách giảm thuế GTGT áp dụng trong năm 2026 cần được đối chiếu để xác định đúng mức thuế suất.

+ Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 là căn cứ cần rà soát đối với thu nhập, chi phí phát sinh từ thanh lý tài sản.

+ Đối với kế toán năm 2026, doanh nghiệp cần kiểm tra chế độ kế toán đang áp dụng và các quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC có liên quan.

3. Quy trình thanh lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp

Bước 1: Kiểm kê tài sản và đối chiếu với sổ kế toán

Kế toán cần lập danh mục toàn bộ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho, tài sản vô hình, phương tiện vận tải và tài sản phải đăng ký quyền sở hữu. Danh mục nên thể hiện nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, hiện trạng thực tế, nơi sử dụng và hồ sơ pháp lý kèm theo.

Nếu doanh nghiệp còn hàng hóa trên TK kho, nên xử lý riêng theo hướng dẫn xử lý hàng tồn kho khi giải thể doanh nghiệp để tránh lệch giữa kiểm kê, sổ kho và báo cáo tài chính.

Bước 2: Phân loại tài sản bán được và tài sản phải tiêu hủy

Tài sản còn khả năng sử dụng hoặc có người mua nên được chuyển sang phương án bán, chuyển nhượng hoặc xử lý theo quyết định của doanh nghiệp. Tài sản hỏng không thể sử dụng cần có hồ sơ xác định hiện trạng và phương án tiêu hủy. Không nên xóa tài sản khỏi sổ chỉ vì doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng.

Bước 3: Xác định giá bán có căn cứ

Đối với tài sản có giá trị lớn như ô tô, máy móc, dây chuyền hoặc tài sản bán cho chủ sở hữu, thành viên, cổ đông hay bên có quan hệ liên kết, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ chứng minh căn cứ giá như báo giá thị trường, hình ảnh hiện trạng, đánh giá chất lượng hoặc chứng thư thẩm định giá khi cần. Mục tiêu là giải trình được vì sao tài sản được bán với mức giá đó.

Bước 4: Ký hợp đồng, bàn giao và lập hóa đơn

Khi phát sinh giao dịch bán tài sản, doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng hoặc thỏa thuận bán, biên bản bàn giao, hóa đơn và chứng từ thu tiền. Thời điểm lập hóa đơn phải bám theo quy định về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, không nên chờ đến lúc hoàn tất toàn bộ hồ sơ giải thể mới xuất hóa đơn.

Bước 5: Ghi giảm tài sản và xác định nghĩa vụ thuế

Sau khi bán, kế toán phải ghi nhận khoản thu, thuế GTGT đầu ra nếu phát sinh, ghi giảm nguyên giá và hao mòn lũy kế, ghi nhận giá trị còn lại cùng các chi phí liên quan. Số liệu này phải khớp với hóa đơn, tài khoản ngân hàng hoặc quỹ tiền mặt và báo cáo thanh lý tài sản.

Bước 6: Thanh toán nợ trước khi chia tài sản còn lại

Tiền thu từ thanh lý không nên được chia ngay cho chủ sở hữu hoặc cổ đông. Doanh nghiệp phải ưu tiên hoàn tất các nghĩa vụ theo thứ tự pháp luật quy định, gồm chi phí giải thể, quyền lợi người lao động, nghĩa vụ bảo hiểm, nợ thuế và các khoản nợ khác. Phần tài sản còn lại chỉ được phân chia sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ.

Kế toán nên kết hợp phần này với thủ tục giải thể doanh nghiệp để kiểm soát đúng thứ tự giữa hồ sơ pháp lý, thuế, tài sản và đăng ký giải thể.

4. Thanh lý tài sản có phải xuất hóa đơn? VAT 8% hay 10%?

Bán tài sản thì không được bỏ qua hóa đơn chỉ vì doanh nghiệp đang giải thể

Nếu doanh nghiệp vẫn đang thực hiện giao dịch bán tài sản thì phải kiểm tra nghĩa vụ lập hóa đơn như một giao dịch bán hàng hóa thông thường. Việc doanh nghiệp đã có quyết định giải thể không đồng nghĩa được miễn lập hóa đơn. Nếu hóa đơn hoặc mã số thuế đang có vấn đề, cần xử lý tình trạng thuế trước khi giao dịch.

Có thể xem thêm hướng dẫn xử lý hóa đơn khi giải thể doanh nghiệp và thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Năm 2026 không nên mặc định thuế GTGT là 10%

Trong năm 2026, một số nhóm hàng hóa, dịch vụ đang chịu mức thuế suất 10% được giảm còn 8% đến hết ngày 31/12/2026, nhưng vẫn có các nhóm bị loại trừ khỏi chính sách giảm thuế. Vì vậy doanh nghiệp phải xác định loại tài sản thực tế trước khi xuất hóa đơn. Không nên lấy một mức 8% hoặc 10% áp dụng chung cho mọi tài sản thanh lý.

Ví dụ thực tế

Công ty A thanh lý một máy có giá bán chưa VAT là 100 triệu đồng. Nếu máy thuộc nhóm được giảm thuế GTGT trong năm 2026 và Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ, VAT đầu ra là 8 triệu đồng, tổng tiền thanh toán 108 triệu đồng. Nếu tài sản thuộc nhóm không được giảm và áp dụng thuế suất 10%, VAT đầu ra là 10 triệu đồng, tổng tiền thanh toán 110 triệu đồng. Đây là lý do kế toán phải kiểm tra phân loại tài sản trước khi lập hóa đơn.

5. Thuế TNDN đối với tiền thu từ thanh lý tài sản

Khoản thu và chi phí liên quan đến thanh lý tài sản phải được phản ánh khi xác định kết quả và nghĩa vụ thuế TNDN theo quy định áp dụng. Doanh nghiệp không chỉ nhìn vào số tiền bán tài sản mà còn phải rà soát giá trị còn lại trên sổ và các chi phí trực tiếp phục vụ việc thanh lý.

+ Chi phí tháo dỡ, vận chuyển, môi giới, định giá hoặc các chi phí liên quan cần có hồ sơ, hóa đơn và chứng từ phù hợp nếu doanh nghiệp muốn tính vào chi phí theo điều kiện pháp luật thuế.

+ Tài sản bán thấp hơn giá trị còn lại không mặc nhiên bị coi là sai, nhưng cần có căn cứ chứng minh tình trạng thực tế và giá thị trường.

+ Giao dịch với chủ sở hữu, cổ đông, thành viên hoặc bên liên quan cần hồ sơ giá chặt chẽ hơn để hạn chế rủi ro giải trình.

6. Cách hạch toán thanh lý tài sản trong năm 2026

Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp cần kiểm tra chế độ kế toán đang áp dụng và quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC có liên quan. Mã tài khoản cụ thể cần bám hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang sử dụng; không nên sao chép bút toán từ tài liệu cũ mà không kiểm tra chế độ kế toán thực tế.

Ví dụ bút toán tham khảo

Giả sử máy có nguyên giá 300 triệu đồng, hao mòn lũy kế 180 triệu đồng, giá trị còn lại 120 triệu đồng và bán với giá chưa VAT 100 triệu đồng. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản có các tài khoản 211, 214, 711, 811 và tài sản đủ điều kiện áp dụng VAT 8%, có thể minh họa nghiệp vụ như sau:

+ Ghi nhận tiền bán: Nợ 112: 108 triệu đồng; Có 711 hoặc tài khoản thu nhập phù hợp: 100 triệu đồng; Có 3331: 8 triệu đồng.

+ Ghi giảm tài sản: Nợ 214: 180 triệu đồng; Nợ 811 hoặc tài khoản chi phí phù hợp: 120 triệu đồng; Có 211: 300 triệu đồng.

Nếu tài sản không thuộc diện giảm VAT và phải áp dụng 10%, số thuế GTGT đầu ra trong ví dụ sẽ là 10 triệu đồng và tổng tiền thu là 110 triệu đồng. Bút toán chỉ mang tính minh họa; doanh nghiệp cần map lại với hệ thống tài khoản và chính sách kế toán thực tế.

7. Các trường hợp thanh lý tài sản dễ phát sinh rủi ro

Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng được

Giá trị còn lại bằng 0 không có nghĩa tài sản được tự động xóa khỏi quản lý. Nếu tài sản còn tồn tại và được bán, doanh nghiệp vẫn cần hồ sơ thanh lý, chứng từ bán, hóa đơn theo trường hợp áp dụng và bút toán ghi giảm tài sản.

Bán thấp hơn giá trị còn lại

Doanh nghiệp có thể bán thấp hơn giá trị còn lại khi máy móc đã cũ, xuống cấp hoặc thị trường không còn nhu cầu. Tuy nhiên, hồ sơ nên có hình ảnh hiện trạng, biên bản đánh giá, báo giá hoặc tài liệu thị trường để giải trình mức giá.

Bán cho chủ sở hữu hoặc cổ đông

Tài sản đứng tên doanh nghiệp không tự động trở thành tài sản cá nhân khi công ty giải thể. Nếu chủ sở hữu mua tài sản của công ty, doanh nghiệp nên xử lý thành giao dịch có căn cứ giá, chứng từ bàn giao, hóa đơn và thanh toán phù hợp. Không nên chỉ lập một biên bản nội bộ rồi chuyển tài sản sang cá nhân.

Mã số thuế hoặc hóa đơn không còn hoạt động bình thường

Nếu doanh nghiệp chưa bán hết tài sản nhưng tình trạng mã số thuế hoặc hệ thống hóa đơn đã bị hạn chế, kế toán không nên tự thực hiện giao dịch theo cách thủ công. Cần kiểm tra tình trạng pháp lý và làm việc với cơ quan thuế để xác định cách xử lý phù hợp. Về thực tế, tài sản nên được xử lý trong giai đoạn doanh nghiệp vẫn có khả năng hoàn tất đầy đủ hóa đơn và nghĩa vụ kê khai.

8. Checklist hồ sơ thanh lý tài sản trước khi giải thể

+ Nghị quyết hoặc quyết định giải thể và văn bản phân công người phụ trách xử lý tài sản.

+ Biên bản kiểm kê và bảng đối chiếu tài sản thực tế với sổ kế toán.

+ Hồ sơ mua tài sản ban đầu, thẻ tài sản và giấy đăng ký quyền sở hữu nếu có.

+ Tài liệu xác định giá bán đối với tài sản có giá trị lớn hoặc giao dịch với bên liên quan.

+ Hợp đồng hoặc thỏa thuận bán tài sản, biên bản bàn giao, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

+ Hồ sơ tiêu hủy riêng đối với tài sản không còn giá trị sử dụng.

+ Bút toán ghi nhận thu nhập, thuế GTGT, chi phí và ghi giảm tài sản.

+ Bảng đối chiếu giữa hóa đơn, ngân hàng, sổ tài sản, sổ cái và báo cáo tài chính cuối cùng.

+ Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp và danh sách chủ nợ, số nợ đã thanh toán để phục vụ hồ sơ đăng ký giải thể.

+ Kiểm tra hoàn tất nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và các khoản phải trả trước khi phân chia phần tài sản còn lại.

9. Lỗi thường gặp khi thanh lý tài sản lúc giải thể

+ Bán tài sản trước rồi mới làm biên bản kiểm kê và hồ sơ định giá sau.

+ Không lập hóa đơn dù đã bàn giao tài sản và thu tiền.

+ Mặc định VAT 10% mà không kiểm tra tài sản có thuộc diện giảm còn 8% trong năm 2026 hay không.

+ Thu tiền thanh lý nhưng không ghi giảm nguyên giá và hao mòn lũy kế.

+ Bán tài sản cho chủ sở hữu hoặc bên liên quan với giá thấp nhưng không có tài liệu giải trình.

+ Chia tiền hoặc tài sản còn lại cho cổ đông trước khi thanh toán hết nghĩa vụ của doanh nghiệp.

+ Báo cáo thanh lý, hóa đơn, ngân hàng, sổ kế toán và báo cáo tài chính cuối cùng không khớp nhau.

10. FAQ về thanh lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp

Thanh lý tài sản khi giải thể có phải xuất hóa đơn không?

Nếu doanh nghiệp phát sinh giao dịch bán tài sản thì phải kiểm tra và thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định hiện hành. Không có quy định chung cho phép bỏ hóa đơn chỉ vì doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể.

Thanh lý tài sản năm 2026 áp dụng VAT 8% hay 10%?

Phải xác định loại tài sản cụ thể. Tài sản thuộc nhóm đủ điều kiện hưởng chính sách giảm thuế có thể áp dụng mức 8% trong thời gian chính sách còn hiệu lực; nhóm bị loại trừ vẫn áp dụng mức thuế suất tương ứng theo quy định. Không nên áp dụng 10% cho mọi trường hợp.

Tài sản khấu hao hết có cần thanh lý không?

Có nếu tài sản vẫn tồn tại thực tế và doanh nghiệp cần bán, tiêu hủy hoặc xử lý trước khi chấm dứt hoạt động. Giá trị còn lại bằng 0 chỉ là trạng thái kế toán, không làm tài sản biến mất về mặt quản lý.

Có bắt buộc thành lập hội đồng thanh lý tài sản không?

Không nên mặc định mọi doanh nghiệp đều bắt buộc có hội đồng riêng. Doanh nghiệp cần căn cứ loại hình, điều lệ, thẩm quyền nội bộ và quy mô tài sản. Với tài sản lớn hoặc nhiều thành viên góp vốn, việc có quyết định và phân công rõ người chịu trách nhiệm sẽ giúp hồ sơ chặt chẽ hơn.

Khi nào nộp báo cáo thanh lý tài sản?

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành việc xử lý tài sản và thanh toán các khoản nợ, Báo cáo thanh lý tài sản được chuẩn bị trong bộ hồ sơ đăng ký giải thể cuối cùng. Số liệu trên báo cáo phải khớp với kế toán và chứng từ thực tế.

11. Kết luận

Thanh lý tài sản khi giải thể doanh nghiệp là nghiệp vụ giao nhau giữa pháp lý, kế toán, hóa đơn, thuế và dòng tiền. Doanh nghiệp làm đúng không chỉ cần bán được tài sản mà còn phải chứng minh được tài sản nào đã xử lý, bán với giá nào, hóa đơn và VAT áp dụng ra sao, khoản tiền thu được dùng để thanh toán nghĩa vụ nào và số liệu cuối cùng có khớp với báo cáo tài chính hay không.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị giải thể nhưng còn tài sản cố định, hàng tồn kho, công nợ hoặc hóa đơn chưa xử lý, ANTA GROUP có thể hỗ trợ rà soát đồng thời hồ sơ thanh lý, hóa đơn, sổ kế toán, báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ chính thức. Việc kiểm tra trước giúp phát hiện sớm chênh lệch và hạn chế phải bổ sung, giải trình nhiều vòng.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Bài viết cùng chủ đề