Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế tncn có bị phạt không?

Doanh nghiệp không khấu trừ hoặc không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Có, và rủi ro không chỉ nằm ở tiền phạt mà còn ở việc doanh nghiệp bị truy thu, bị tính tiền chậm nộp, người lao động không quyết toán được thuế và hồ sơ lương bị soi khi thanh tra. Bài này giúp kế toán SME chốt nhanh 3 việc: khoản nào bắt buộc phải khấu trừ TNCN, khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động và cách hạch toán khoản thuế, tiền phạt, hoàn thừa cho đúng bản chất. Nếu làm sai, doanh nghiệp vừa mất thời gian giải trình với cơ quan thuế, vừa làm giảm lợi nhuận trên báo cáo tài chính do phát sinh chi phí khác và tiền chậm nộp.

Doanh nghiệp không khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Những khoản phải khấu trừ TNCN bắt buộc

Theo TT111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả trong nhiều trường hợp. Với tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, doanh nghiệp khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng, nếu tổng mức chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ 10% trước khi trả, trừ trường hợp cá nhân đủ điều kiện làm cam kết theo quy định. Ngoài ra, các khoản như hoa hồng môi giới, tiền công, tiền thù lao, bản quyền, nhượng quyền thương mại và một số thu nhập khác cũng có cơ chế khấu trừ riêng.

Sai sót SME hay gặp là chỉ tập trung vào lương dài hạn mà bỏ sót hợp đồng thời vụ, cộng tác viên, hoa hồng hoặc thu nhập của cá nhân không cư trú. Đây là nhóm rủi ro rất dễ bị phát hiện vì dòng tiền chi trả thể hiện rõ trên bảng lương, sao kê ngân hàng và hồ sơ thanh toán nội bộ.

Mức phạt khi không khấu trừ hoặc khấu trừ sai

Nếu doanh nghiệp có chứng từ, sổ sách đầy đủ nhưng kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, mức phạt phổ biến là 20% trên số thuế thiếu. Nếu hành vi bị xác định là trốn thuế thì mức phạt có thể từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, chưa kể vẫn phải nộp đủ tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp. Vì vậy, không phải mọi trường hợp quên khấu trừ đều bị xem là trốn thuế, nhưng nếu kéo dài, cố tình che giấu hoặc không hợp tác giải trình thì rủi ro bị áp mức nặng là có thật.

Checklist nhanh các trường hợp doanh nghiệp phải khấu trừ

+ Lương, tiền công theo hợp đồng từ 03 tháng trở lên: khấu trừ theo biểu lũy tiến từng phần.

+ Hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng: từ 2 triệu đồng/lần trở lên thì thường khấu trừ 10% trước khi chi trả, trừ trường hợp đủ điều kiện làm cam kết.

+ Cá nhân không cư trú: khấu trừ trước khi chi trả theo quy định áp dụng cho đối tượng không cư trú.

+ Các khoản thu nhập đặc thù như bản quyền, nhượng quyền, hoa hồng môi giới, thù lao: kiểm tra riêng điều kiện và thuế suất trước khi thanh toán.

Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ

Theo TT111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp thì không cấp chứng từ khấu trừ. Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng, doanh nghiệp có thể cấp theo từng lần hoặc cấp gộp nhiều lần trong cùng kỳ tính thuế. Đối với hợp đồng từ 03 tháng trở lên, nếu cá nhân tự quyết toán thì doanh nghiệp cấp 01 chứng từ cho một kỳ tính thuế.

Chứng từ hiện hành và rủi ro xử phạt nếu không cấp

Từ ngày 01/6/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN chuyển sang dạng điện tử theo quy định mới; doanh nghiệp cần dùng mẫu chứng từ hiện hành và lưu theo chuẩn dữ liệu điện tử. Về xử phạt, pháp luật không nên bị hiểu đơn giản là “cứ chậm cấp là mặc định bị phạt 10–20 triệu”. Cách an toàn là hiểu rằng nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp thuộc diện phải lập, phải giao chứng từ nhưng không thực hiện thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo nhóm vi phạm về chứng từ, hóa đơn; còn mức cụ thể phụ thuộc hành vi bị xác định trong hồ sơ thực tế.

Nhân viên và doanh nghiệp nên xử lý thế nào

Với người lao động, bước đầu tiên là yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ bằng văn bản hoặc email, lưu kèm bảng lương, sao kê lương và các chứng cứ đã bị khấu trừ thuế. Nếu doanh nghiệp chậm hoặc từ chối, người lao động nên liên hệ cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để được hướng dẫn. Với doanh nghiệp, cần rà danh sách lao động thuộc diện tự quyết toán, lập chứng từ điện tử đúng mẫu, gửi cho người lao động và lưu hồ sơ cùng tờ khai 05/KK-TNCN, bảng lương, chứng từ nộp thuế để đối chiếu khi thanh tra.

Quy trình khấu trừ, cấp chứng từ và bút toán kế toán TT133

Quy trình 4 bước để tránh bị phạt

Bước 1: Phân loại người nhận thu nhập theo hợp đồng dài hạn, ngắn hạn, không cư trú và loại thu nhập.

Bước 2: Tính số thuế phải khấu trừ ngay trên bảng lương hoặc đề nghị thanh toán trước khi chi tiền.

Bước 3: Kê khai và nộp đúng hạn theo hồ sơ thuế TNCN tương ứng, đồng thời đối chiếu TK 3335 theo từng kỳ.

Bước 4: Cấp chứng từ khấu trừ đúng đối tượng, đúng thời điểm và khóa hồ sơ quyết toán ngay từ đầu quý I năm sau.

Cách làm này giúp giảm mạnh rủi ro quên khấu trừ, quên cấp chứng từ và bị người lao động khiếu nại.

Bút toán TT133 dễ dùng nhất

Khi khấu trừ TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động, doanh nghiệp thường ghi Nợ 334/Có 3335. Khi nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách, ghi Nợ 3335/Có 111, 112. Nếu phát hiện đã khấu trừ thừa và hoàn lại cho người lao động, có thể ghi Nợ 3335/Có 111, 112 hoặc Có 334 nếu bù trừ vào lương kỳ sau. Nếu bị xử phạt hành chính, kế toán nên theo dõi khoản phạt ở Nợ 811/Có 3339; khi nộp tiền ghi Nợ 3339/Có 111, 112. Không nên dùng TK 3387 cho nghiệp vụ hoàn TNCN thừa vì sai bản chất khoản thuế phải nộp.

Mini case SME dễ gặp

Một SME thương mại trả 50 triệu đồng tiền công cho cộng tác viên nhưng quên khấu trừ 10%. Sau khi rà soát nội bộ, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung nghĩa vụ thuế, nộp số thuế còn thiếu, xử lý tiền chậm nộp nếu có và cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân nếu cá nhân yêu cầu. Sai sót gốc thường không nằm ở bút toán mà ở chỗ không gắn điều kiện khấu trừ ngay từ khâu duyệt chi, khiến kế toán phát hiện quá muộn vào lúc quyết toán.

FAQ

Q1: Doanh nghiệp không khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Có. Nếu khai sai dẫn đến thiếu thuế thì mức phạt phổ biến là 20% số thuế thiếu; nếu bị xác định là trốn thuế thì mức phạt có thể từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, chưa kể tiền chậm nộp.

Q2: Hợp đồng dưới 03 tháng phải khấu trừ bao nhiêu?

Thông thường là 10% trên thu nhập trước khi chi trả nếu mức chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên, trừ trường hợp cá nhân đủ điều kiện làm cam kết theo quy định.

Q3: Công ty không cấp chứng từ khấu trừ có bị phạt không?

Có rủi ro bị xử phạt nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp thuộc diện phải lập, phải giao chứng từ nhưng không thực hiện. Vì vậy doanh nghiệp nên xử lý sớm, không để người lao động khiếu nại đến cơ quan thuế.

Q4: Hoàn TNCN thừa cho nhân viên hạch toán thế nào?

Nếu doanh nghiệp hoàn lại khoản đã khấu trừ thừa, nên hạch toán giảm nghĩa vụ thuế ở TK 3335 rồi chi tiền hoặc bù trừ qua lương. Cách này phản ánh đúng bản chất và giúp sổ sách khớp với tờ khai TNCN.

Kết luận

Doanh nghiệp không khấu trừ hoặc không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đều có thể phát sinh rủi ro phạt, truy thu và tranh chấp với người lao động. Với SME, cách an toàn nhất là chuẩn hóa quy trình từ đầu: phân loại đúng loại thu nhập, khấu trừ trước khi chi trả, đối chiếu TK 3335 theo từng kỳ và cấp chứng từ điện tử đúng đối tượng khi có yêu cầu. Trước mùa quyết toán, nên rà lại toàn bộ khoản chi trả rủi ro như cộng tác viên, hợp đồng ngắn, cá nhân không cư trú và hồ sơ khấu trừ đã cấp để tránh bị động khi cơ quan thuế thanh tra.

Bài viết cùng chủ đề