Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế tncn có bị phạt không?
Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?
Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể bị xử phạt nếu thuộc trường hợp đã khấu trừ thuế của cá nhân nhưng không lập, không giao chứng từ theo quy định hoặc không đáp ứng yêu cầu hợp lệ của người lao động. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp người lao động yêu cầu là doanh nghiệp đều bắt buộc phải cấp ngay. Kế toán cần phân biệt rõ: doanh nghiệp chưa khấu trừ thuế, đã khấu trừ nhưng chưa cấp chứng từ, hay cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho công ty.
Bài viết này giúp doanh nghiệp SME, kế toán nội bộ và người lao động hiểu đúng khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, không cấp có rủi ro gì, mức phạt thường gặp và cách xử lý hồ sơ để tránh bị truy thu, khiếu nại hoặc vướng mắc khi quyết toán thuế.
1. Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?
Có rủi ro bị xử phạt nếu doanh nghiệp thuộc diện phải lập, phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhưng không thực hiện. Trọng tâm không nằm ở việc “người lao động cứ yêu cầu là công ty chắc chắn bị phạt”, mà nằm ở việc doanh nghiệp có phát sinh khấu trừ thuế hay không, cá nhân có thuộc diện được cấp chứng từ hay không và hồ sơ quyết toán đã xử lý theo hình thức nào.
Cần phân biệt không khấu trừ thuế và không cấp chứng từ
Không khấu trừ thuế TNCN là lỗi liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế phải nộp. Nếu doanh nghiệp trả thu nhập thuộc diện phải khấu trừ nhưng không khấu trừ, khấu trừ thiếu hoặc kê khai sai làm thiếu số thuế phải nộp thì có thể bị truy thu, tính tiền chậm nộp và xử phạt theo quy định.
Không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là lỗi liên quan đến nghĩa vụ lập và giao chứng từ cho cá nhân đã bị khấu trừ thuế. Trường hợp này thường phát sinh khi người lao động nghỉ việc, cá nhân tự quyết toán thuế hoặc cộng tác viên cần chứng từ để chứng minh số thuế đã bị khấu trừ.
| Tiêu chí | Trường hợp A | Trường hợp B |
| Bản chất sai sót | Không khấu trừ hoặc khấu trừ thiếu thuế TNCN | Đã khấu trừ nhưng không cấp chứng từ cho cá nhân thuộc diện được cấp |
| Rủi ro chính | Bị truy thu thuế, tiền chậm nộp, phạt khai sai hoặc trốn thuế tùy hồ sơ | Bị xử phạt về chứng từ, bị người lao động khiếu nại, khó giải trình khi quyết toán |
| Cách xử lý | Rà soát bảng lương, kê khai bổ sung, nộp đủ thuế và tiền chậm nộp nếu có | Lập chứng từ đúng mẫu, gửi cho cá nhân và lưu hồ sơ điện tử |
2. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi đã khấu trừ thuế của cá nhân và cá nhân thuộc diện cần chứng từ để tự quyết toán, chứng minh số thuế đã nộp hoặc làm hồ sơ hoàn thuế. Với người lao động đã ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp, thông thường doanh nghiệp không cấp chứng từ riêng cho phần thu nhập đã ủy quyền quyết toán.
Trường hợp thường phải cấp chứng từ
+ Cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên nhưng không ủy quyền quyết toán cho công ty và cần tự quyết toán thuế.
+ Cá nhân nghỉ việc trong năm, có phát sinh khấu trừ thuế TNCN và cần chứng từ để quyết toán tại nơi khác hoặc tự quyết toán.
+ Cộng tác viên, lao động thời vụ, cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng đã bị khấu trừ 10% thuế TNCN.
+ Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập trong năm và cần chứng từ khấu trừ từ từng đơn vị trả thu nhập để tự quyết toán.
Trường hợp thường không phải cấp chứng từ riêng
+ Cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp đối với phần thu nhập tại doanh nghiệp đó.
+ Doanh nghiệp chưa khấu trừ thuế TNCN của cá nhân, do chưa phát sinh nghĩa vụ khấu trừ hoặc cá nhân đủ điều kiện làm cam kết theo quy định.
+ Yêu cầu cấp chứng từ không có thông tin xác định rõ kỳ tính thuế, khoản thu nhập, số thuế đã khấu trừ hoặc cá nhân không thuộc dữ liệu chi trả của doanh nghiệp.
3. Không khấu trừ hoặc khấu trừ sai thuế TNCN bị xử lý thế nào?
Rủi ro nặng hơn thường không nằm ở việc chậm cấp chứng từ, mà nằm ở việc doanh nghiệp đã trả thu nhập thuộc diện phải khấu trừ nhưng lại không khấu trừ, không kê khai hoặc kê khai thiếu. Khi cơ quan thuế kiểm tra, dữ liệu bảng lương, hợp đồng, sao kê ngân hàng, phiếu chi và tờ khai TNCN sẽ được đối chiếu với nhau.
Trường hợp khai sai làm thiếu thuế
Nếu doanh nghiệp có hồ sơ, chứng từ nhưng kê khai sai làm thiếu số thuế phải nộp, mức phạt thường gặp là 20% trên số thuế khai thiếu, đồng thời phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp nếu có. Đây là tình huống hay gặp khi kế toán bỏ sót cộng tác viên, hợp đồng thời vụ, hoa hồng môi giới hoặc khoản chi trả ngoài bảng lương chính thức.
Trường hợp có dấu hiệu trốn thuế
Nếu hồ sơ thể hiện việc che giấu doanh thu, che giấu khoản chi trả, sử dụng chứng từ không hợp pháp hoặc cố tình không kê khai nghĩa vụ thuế, hành vi có thể bị xem xét theo nhóm trốn thuế. Khi đó mức phạt có thể nặng hơn nhiều so với lỗi khai sai thông thường, tùy tính chất, mức độ và hồ sơ thực tế.
4. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần lưu ý gì từ năm 2025?
Từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp cần lưu ý quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn. Với chứng từ khấu trừ thuế TNCN, kế toán không nên tiếp tục xử lý theo thói quen cũ nếu phần mềm, mẫu chứng từ hoặc quy trình phát hành chưa được cập nhật.
Doanh nghiệp nên kiểm tra 3 điểm trước khi cấp chứng từ: phần mềm chứng từ có đáp ứng chuẩn hiện hành không, chứng từ có đầy đủ thông tin người nộp thuế và tổ chức khấu trừ không, dữ liệu chứng từ có khớp với tờ khai TNCN và số thuế đã nộp không.
5. Doanh nghiệp cần xử lý thế nào nếu chưa cấp chứng từ khấu trừ TNCN?
Nếu người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập yêu cầu cấp chứng từ, doanh nghiệp không nên từ chối bằng miệng hoặc kéo dài không phản hồi. Cách an toàn là kiểm tra hồ sơ chi trả, xác định số thuế đã khấu trừ, đối chiếu tờ khai và lập chứng từ nếu cá nhân thuộc diện được cấp.
+ Bước 1: Kiểm tra cá nhân có phát sinh thu nhập tại doanh nghiệp trong kỳ yêu cầu không.
+ Bước 2: Kiểm tra doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN của cá nhân chưa.
+ Bước 3: Kiểm tra cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp hay tự quyết toán.
+ Bước 4: Lập chứng từ điện tử đúng mẫu, gửi cho cá nhân và lưu cùng hồ sơ lương, tờ khai, chứng từ nộp thuế.
+ Bước 5: Nếu phát hiện đã khấu trừ thiếu hoặc kê khai thiếu, thực hiện rà soát, kê khai bổ sung và nộp phần còn thiếu trước khi bị thanh tra, kiểm tra.
6. Hồ sơ chứng từ cần lưu để tránh rủi ro thuế
Với hồ sơ TNCN, doanh nghiệp không nên chỉ lưu bảng lương. Khi cơ quan thuế kiểm tra, kế toán cần có đủ bộ hồ sơ chứng minh vì sao đã khấu trừ, chưa khấu trừ hoặc chưa cấp chứng từ cho từng cá nhân.
+ Hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ với cá nhân.
+ Bảng lương, bảng tính thuế TNCN, bảng kê người phụ thuộc nếu có.
+ Cam kết thu nhập theo mẫu áp dụng nếu cá nhân đủ điều kiện không khấu trừ 10%.
+ Tờ khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý, quyết toán thuế TNCN năm.
+ Chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã cấp cho cá nhân và bằng chứng gửi chứng từ.
7. Ví dụ thực tế doanh nghiệp SME
Một công ty thương mại thuê 5 cộng tác viên bán hàng, mỗi người được trả hoa hồng từ 3 triệu đến 8 triệu đồng/lần. Kế toán chỉ hạch toán chi phí hoa hồng nhưng không khấu trừ 10% thuế TNCN, cũng không lập chứng từ khấu trừ. Đến cuối năm, một cộng tác viên yêu cầu chứng từ để tự quyết toán nhưng công ty không có dữ liệu khấu trừ tương ứng.
Trong tình huống này, lỗi gốc không phải là “chưa in chứng từ”, mà là doanh nghiệp đã bỏ sót nghĩa vụ khấu trừ và kê khai thuế TNCN ngay từ thời điểm chi trả. Cách xử lý là rà soát toàn bộ khoản hoa hồng, xác định số thuế phải khấu trừ, kê khai bổ sung nếu cần, nộp thuế và tiền chậm nộp nếu phát sinh, sau đó mới lập chứng từ phù hợp cho cá nhân.
8. Lỗi thường gặp khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
+ Cấp chứng từ cho cả cá nhân đã ủy quyền quyết toán mà không kiểm tra lại hồ sơ.
+ Số thuế trên chứng từ không khớp với bảng lương, tờ khai TNCN hoặc chứng từ nộp thuế.
+ Không lưu bằng chứng đã gửi chứng từ điện tử cho người lao động.
+ Không phân biệt lao động dài hạn, lao động dưới 03 tháng, cộng tác viên và cá nhân không cư trú.
+ Dùng mẫu chứng từ hoặc phần mềm chưa cập nhật theo quy định mới về chứng từ điện tử.
9. FAQ về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?
Có thể bị phạt nếu công ty thuộc diện phải lập, phải giao chứng từ nhưng không thực hiện. Mức xử lý cụ thể phụ thuộc hành vi thực tế, hồ sơ khấu trừ, thời điểm phát hiện và kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
Người lao động nghỉ việc có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Có, nếu trong thời gian làm việc doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN của người lao động và người lao động cần chứng từ để tự quyết toán hoặc chứng minh số thuế đã nộp.
Đã ủy quyền quyết toán thuế cho công ty thì có cần chứng từ khấu trừ không?
Thông thường không cần cấp chứng từ riêng cho phần thu nhập đã ủy quyền quyết toán tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần lưu đầy đủ hồ sơ ủy quyền, bảng lương và quyết toán thuế để giải trình khi cần.
Cộng tác viên bị khấu trừ 10% có được cấp chứng từ không?
Có. Nếu doanh nghiệp đã khấu trừ 10% thuế TNCN khi chi trả thu nhập cho cộng tác viên, cá nhân có thể yêu cầu doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ để phục vụ quyết toán hoặc hoàn thuế nếu đủ điều kiện.
Doanh nghiệp đã khấu trừ thừa thuế TNCN thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp cần đối chiếu lại bảng lương, tờ khai và số thuế đã nộp. Tùy trường hợp, có thể điều chỉnh trên kỳ kê khai, bù trừ vào kỳ sau hoặc hướng dẫn cá nhân tự quyết toán để hoàn thuế. Không nên xử lý bằng bút toán tùy tiện nếu chưa đối chiếu với nghĩa vụ thuế thực tế.
10. Kết luận
Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể bị xử phạt nếu đã khấu trừ thuế của cá nhân nhưng không lập, không giao chứng từ theo quy định. Tuy nhiên, để đánh giá đúng rủi ro, cần xem doanh nghiệp có phát sinh khấu trừ thuế không, cá nhân có ủy quyền quyết toán không và hồ sơ kê khai TNCN có khớp với chứng từ hay không.
Với doanh nghiệp SME, cách an toàn nhất là chuẩn hóa quy trình ngay từ khâu chi trả thu nhập: phân loại hợp đồng, xác định khoản phải khấu trừ, kê khai đúng kỳ, cấp chứng từ đúng đối tượng và lưu đủ hồ sơ. Trước mùa quyết toán, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ lao động nghỉ việc, cộng tác viên, hợp đồng dưới 03 tháng và cá nhân có nhiều nguồn thu nhập để tránh bị động khi người lao động yêu cầu chứng từ.
Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.
Cần rà soát hồ sơ thuế TNCN trước quyết toán?
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa chắc đã khấu trừ đúng thuế TNCN, chưa cấp đủ chứng từ cho người lao động hoặc đang chuẩn bị quyết toán thuế, ANTA Group có thể hỗ trợ rà soát bảng lương, hồ sơ khấu trừ, chứng từ TNCN và rủi ro truy thu trước khi nộp hồ sơ.
Bài viết cùng chủ đề
